Joaquim Romañach, jefe de proyectos de la Dirección de Protocolo del Ayuntamiento de Barcelona, dictó el pasado miércoles 25 de mayo una interesantísima conferencia para los alumnos de la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona.
Romañach comenzó su conferencia explicando que el departamento de Protocolo depende de la concejalía de Alcaldía, donde colabora también con Prensa, Gestión, Documentación, Archivo y, desde el pasado año, Comunicación Digital. Tras repasar el organigrama, el jefe de proyectos detalló que el equipo de protocolo cubre prácticamente todos los actos en los que participa la alcaldesa, Ada Colau, así como muchos en los que participan los tenientes de alcalde, además de todos los eventos que se organizan en el propio Ayuntamiento.
A renglón seguido, Romañach centró su ponencia en las diferencias entre la toma de posesión del alcalde Xavier Trias, y la de hace ahora un año de Ada Colau. Así, comentó que una vez Barcelona en Comú gana las elecciones, el equipo de protocolo se pone en contacto con el nuevo grupo y empiezan a esbozar las líneas maestras para el acto. La coalición les indicó que buscarían dar “más visibilidad a lo que conocen como autoridades sociales, es decir, miembros destacados de entidades, que deberían estar en lugar destacado”.
Otros detalles novedosos fueron la creación de una zona de guardería para el día del acto en el que los asistentes podían dejar a los más pequeños; una pantalla gigante en la Plaça de Sant Jaume para que todo el mundo pudiera seguir en directo la toma de posesión; y la supresión del cóctel posterior. Una vez seleccionados los invitados, se les hizo llegar invitaciones físicas “pues suponen mayor facilidad a la hora de gestionar los accesos. Sólo las utilizamos físicas para eventos muy puntuales, como son la toma de posesión y poco más. Hay que tener en cuenta que había 4000 invitados y solo 400 iban al Saló de Cent, el resto debíamos dividirlos, y la entrada física nos permitía ir clasificando a los asistentes ya desde la entrada”.
En lo que respecta a su contacto con los concejales que toman posesión, unos días antes del acto se les envía a todos un programa-resumen con todos los movimientos a realizar, y además minutos antes del acto se les reúne para pormenorizar los últimos detalles y se reparten las bandas conmemorativas.
Durante la parte final de su conferencia, Romañach explicó que su relación por lo general con los distintos equipos de gobierno ha sido buena, “al final es una cuestión de personas, mucho más que de partidos”, y que en ocasiones le hace gracia cuando los políticos le preguntan si deben o no invitar a una persona: “no tienes la obligación de invitar a nadie, pero tienes que asumir que si no invitas a determinadas personas, esa decisión tiene unas consecuencias. Si puedes vivir con ello, adelante”.
De esta forma se llegó al punto final de la que fue la última conferencia del ciclo ConferenciasEIP de los miércoles del curso 2015-2016, restando tan solo dos ponencias que se desarrollarán dentro del Máster de Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales. Como es habitual, ya está disponible el storify de la conferencia en el siguiente enlace: https://storify.com/EIP_BCN/conferenciaseip-joaquim-romanach
