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La OICP convoca el concurso para la adjudicaci�n de las sedes del IX y X Congreso Internacional de Protocolo

- La elecci�n de las candidaturas que se presenten ser� en Roma durante la VI Asamblea General Ordinaria de la Organizaci�n Internacional de Ceremonial y Protocolo a celebrar el 24 de noviembre, justo al d�a siguiente de finalizar el XIII Congreso

 [31 de octubre de 2007]

La Organizaci�n Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP) ha hecho p�blica la Resoluci�n 008/2007, de 30 de octubre, por la que se convoca el concurso para la adjudicaci�n de la sede del IX y X Congreso Internacional de Protocolo. La elecci�n de las candidaturas que se presenten se llevar� a cabo en Roma durante la VI Asamblea General Ordinario de la OICP a celebrar el 24 de noviembre.

En esta Resoluci�n, hecha p�blica en el d�a de ayer por la presidencia de la OICP, se pone de manifiesto que de acuerdo a lo aprobado en su d�a por la Asamblea General de esta Organizaci�n, "el Congreso Internacional de Protocolo se celebra de forma anual. En la presente edici�n de 2007 la ciudad de Roma acoger� el mismo. Por la presente, se abre el plazo para la adjudicaci�n de la sede de las dos pr�ximas ediciones a celebrar en 2008 y 2009 y que se regir� por el Pliego de Condiciones adjunto, aprobado por la Presidencia (denominado "Condiciones necesarias para albergar el Congreso Internacional de Protocolo en sus ediciones IX y X").

Pliego de condiciones

El presidente de la OICP, Carlos Fuente Lafuente, firm� ayer el pliego de condiciones que establece los requerimientos necesarios para poder optar a acoger estos dos congresos. Este escrito dice textualmente lo siguiente:

El Congreso Internacional de Protocolo tras pasadas siete ediciones (Oviedo, Sevilla, Valencia, Palma de Mallorca, Madrid, Buenos Aires y Zaragoza) y la inminente de Roma, se ha consolidado c�mo el aut�ntico marco de encuentro de todos los profesionales y estudiosos del protocolo en el mundo.

Por ser el Congreso Internacional de Protocolo patrimonio de la Organizaci�n Internacional de Ceremonial y Protocolo, la II Asamblea General de la OICP reunida en Madrid el 4 de febrero de 2004, aprob� que el VI Congreso Internacional de Protocolo se realizar� en el 2005 en un pa�s distinto a Espana y el VII Congreso ser� en una ciudad de Espana en el ano 2006. En la Asamblea de Zaragoza de 2006 se adjudic� a la ciudad de Roma.

Sirve el presente documento como las condiciones m�nimas necesarias para que la Asamblea General de la OICP pueda aceptar y debatir las candidaturas que se presenten para las ediciones IX en 2008 y X en 2009.

1.       De la Ciudad Sede:

La Ciudad Sede deber� cumplir al menos con los siguientes requisitos:

!        Poseer un aeropuerto con conexiones internacionales.

!        Contar con una adecuada infraestructura hotelera, con diferentes tarifas y categor�as (5, 4, 3. estrellas) para albergar a los participantes e invitados.

o       El lugar donde se realizar�a el congreso deber� disponer de todos los medios necesarios para albergar un evento de estas caracter�sticas.

!        La sede del Congreso deber� estar bien comunicada con los lugares de alojamiento (metro, bus urbano, taxis, etc). Cuando sea necesario se dispondr� de un servicio de autobuses para asistir a los eventos sociales.

!        Poseer lugares de inter�s que permita el desarrollo de un buen programa social durante el congreso.

!        Apoyos fehacientes de las principales instituciones de la ciudad, regi�n y/o pa�s, ya sea de auspicio o de patrocinio.

2.      De la Organizaci�n del Congreso:

2.1.  De los Comit�s:

!        El Comit� de Honor estar� integrado por Instituciones y personas que auspicien el Congreso Internacional de Protocolo. Su funci�n ser� �nicamente de representaci�n.

!        El  Comit� Organizador estar� formado por un 50% de miembros de la OICP y un 50% por la Instituci�n adjudicataria. Tendr� como misi�n, establecer la pol�tica general del Congreso, aprobaci�n de los contenidos tem�ticos y program�ticos, as� como la aprobaci�n de presupuestos y locales del evento. El n�mero de miembros ser� determinado por el adjudicatario.

!        El Comit� Ejecutivo estar�  integrado por miembros designados de la Instituci�n adjudicataria, m�s un miembro de la OICP. Este Comit� tendr� la  responsabilidad  de la planificaci�n, ejecuci�n y gesti�n econ�mica de lo aprobado por el Comit� Organizador.

2.2.  De los Adjudicatarios:

!        Podr�n presentarse al concurso las asociaciones y entidades miembros de la OICP, que tendr�n prioridad sobre todas las dem�s, asociaciones nacionales, regionales y locales de los diferentes pa�ses relacionadas con el Protocolo y el Ceremonial, instituciones oficiales acreditadas y entidades privadas de cualquier g�nero vinculadas al campo de la organizaci�n.

2.3.  De la Duraci�n:

!        La duraci�n del Congreso ser� propuesta por los peticionarios, no siendo inferior a dos d�as.

2.4.   De los Contenidos:

!        Los contenidos del congreso han de centrarse en temas de inter�s general internacional, teni�ndose contemplados paneles sectoriales espec�ficos sobre el pa�s anfitri�n y otras regiones.

!        Ha de procurarse que el congreso tenga la mayor especializaci�n posible, permitiendo las comunicaciones libres.

!        Ser� responsabilidad del Comit� Organizador fijar el programa definitivo, a propuesta del Comit� Ejecutivo.

2.5.   De las Actividades Sociales:

!        Dentro de las actividades sociales del Congreso ha de preverse, al menos, caf� en los descansos, dos comidas de trabajo y una cena-fiesta.

2.6.    De la Difusi�n del Congreso:

!        El adjudicatario ser� el responsable de toda la organizaci�n, difusi�n, desarrollo y gesti�n presupuestaria, siendo el �nico que asuma la responsabilidad econ�mica oportuna, de acuerdo a lo establecido en este pliego de condiciones.

!        Se deber� difundir en todos los pa�ses a trav�s de las diferentes asociaciones y entidades miembros de la OICP, y por cuantos medios la organizaci�n estime convenientes.

2.7.    De los Ponentes y Ponencias:

!        Se deber� contemplar, al menos, un 30% de ponentes extranjeros y de �stos al menos la mitad procedentes de otros continentes.

!        Entre los ponentes del Congreso se tendr�n presentes como m�nimo 2 miembros de la OICP, que designar� esta organizaci�n..

!        Las ponencias no ser�n remuneradas, salvo que la organizaci�n dispusiera excepcionalmente otra cosa.

!       Las ponencias se pondr�n a disposici�n de todos los congresistas y la OICP tendr� los derechos para su venta posterior.

3.      De la Gesti�n Econ�mica:

!        La cuota de inscripci�n ser� estipulada por el Comit� Ejecutivo, con el visto bueno del Comit� Organizador.

!        La entidad adjudicataria deber� abonar un canon fijo para la OICP, cuyo porcentaje ser� propuesto por el adjudicatario, no pudiendo ser inferior al 7 % sobre el presupuesto general del Congreso a liquidar un 25% en el momento de aceptar la candidatura, un 25% un mes antes de la realizaci�n del evento y un 50% un mes siguiente despu�s de haber culminado el congreso.

4.      De la Asamblea General de la OICP:

!        La Ciudad Sede deber� acoger y financiar los gastos derivados de la celebraci�n de la Asamblea General de la OICP, as� como de ocuparse de la log�stica de la misma, de acuerdo a las instrucciones facilitadas por la OICP, y teniendo en consideraci�n los siguientes aspectos:

!        La Asamblea General de la OICP se realizar� siempre un d�a antes o un d�a despu�s del Congreso.

!        Durante la realizaci�n de la Asamblea se deber� ofrecer un almuerzo de trabajo.

!        El adjudicatario estar� en la obligaci�n de hacerse cargo del alojamiento de los miembros del Comit� de Direcci�n de la OICP desde el d�a anterior al inicio del Congreso o Asamblea y hasta el d�a siguiente a la celebraci�n del Congreso o de la Asamblea, en habitaci�n individual.

5.   De la presentaci�n de la Oferta:

Los interesados en presentar su candidatura deber�n remitir una carta o correo electr�nico a la Secretar�a General de la OICP ([email protected]) en el que manifiesten su inter�s en ser adjudicatarios de cualquiera de las dos pr�ximas ediciones, y en el que senalen la ciudad sede, las fechas propuestas y el compromiso de cumplir estrictamente con el presente documento.

El plazo m�ximo para la presentaci�n de candidaturas se cerrar� el d�a 22 de noviembre de 2007, a las 19 horas.

6.   Rescisi�n de la adjudicaci�n:

El incumplimiento de estas cl�usulas es motivo suficiente para poder rescindir la adjudicaci�n.

(REDACCI�N EIP)

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