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MPI (Meeting Professionals International) analiza el rol del organizador en el panorama actual

- La crisis actual servir� para reestructurar y ajustar el mercado, con el cierre y la fusi�n de empresas y el mantenimiento de las m�s consolidadas, seg�n afirman reconocidos expertos

 [14 de abril de 2009]

?C�mo est� afectando la crisis al rol del responsable de eventos en empresas? �sta fue la cuesti�n principal a la que dieron respuesta tres organizadores expertos, Mayte Sabone, de laboratorios Lilly; Mar�a �ngeles Sierra, de Siemens, y Jos� Luis Lanchas, de SAP Global Events EMEA en una mesa redonda organizada por MPI (Meeting Professionals International), la mayor asociaci�n internacional de empresas profesionales de eventos y reuniones, y moderada por �scar Cerezales, presidente de MPI Spain.

Seg�n informa MPI Spain respecto a este encuentro, la actual ralentizaci�n econ�mica ha conducido inevitablemente a la reducci�n, en mayor o menor medida, del presupuesto que las empresas destinan a sus eventos y a la necesidad de redefinir sus estrategias en b�squeda de una mayor rentabilidad. “En nuestro caso, hemos optado por diversificar y hacer eventos m�s pequenos, pasando de eventos de 200 personas a actos de 30 a 50 personas”, explic� Mar�a �ngeles Sierra. Mayte Sabone habl� de la reducci�n del n�mero de asistentes o de la duraci�n del evento, mientras que Jos� Luis Lanchas destac� el mantenimiento de los eventos m�s generales y consolidados y prescindir de las repeticiones que se sol�a hacer de tales eventos.

Beneficio mutuo

En las relaciones con proveedores, se opta por mantener las mismas empresas e intentar buscar el beneficio mutuo. “En tiempos de crisis, negociamos con los proveedores que ya tenemos, ajustando presupuestos por ambas partes mediante diferentes acciones, como mantener tarifas de anos anteriores”, afirm� Jos� Luis Lanchas. Por su parte, Mayte Sabone apunt� que, “hay que aprovechar el momento del mercado para renegociar contratos con los proveedores finales, como hoteles y l�neas a�reas”. �ngeles Sierra destac� la necesidad de “buscar sinergias”. Renegociaciones aparte, la clave est� en mantener el nivel de calidad de los eventos a pesar de la bajada de presupuestos. “Pedimos sobre todo flexibilidad y que los proveedores entiendan nuestras necesidades”, explic� la responsable de eventos de Lilly. “Las negociaciones en presupuesto son muchos m�s intensas. Pero nuestro objetivo es bajar presupuesto sin bajar calidad, Yy se consigue!”, corrobor� Mar�a �ngeles Sierra de Siemens.

Recortes

Respecto a los principales recortes en la organizaci�n de actos, el responsable de eventos de SAP destac� una menor inversi�n en el nice to have, en aquellos elementos que gustan pero que son prescindibles, como regalos corporativos o zonas de lounge networking, as� como en catering. “Antes no se miraba con detalle cada partida; ahora se presta m�s atenci�n a todo”.

En la elecci�n de sedes para eventos sigue primando la calidad de las infraestructuras, pero cambian tambi�n los criterios de selecci�n. Lanchas subray� que, en el caso de los eventos internos, “ha cambiado dram�ticamente, sobre todo cuando hablamos de incentivos y viajes de empresa para trabajadores: se ha recortado al m�ximo, pero la gente est� muy mentalizada y se acepta celebrar estos eventos en las mismas oficinas o en sitios m�s cercanos”.

La responsable de eventos de Siemens destac� la necesidad, ahora m�s que nunca, de que el personal de la sede sea lo m�s colaborativo posible: “No se trata de abusar, sino de que cada uno haga su trabajo. En estos tiempos de crisis, esta tendencia ha ido cambiando y el personal es mucho m�s servicial”.

?Una crisis positiva?

No hay mal que por bien no venga, y lo mismo pasar� en el sector de los eventos corporativos. La crisis actual servir�, en opini�n de los tres expertos, para reestructurar y ajustar el mercado, con el cierre y la fusi�n de empresas y el mantenimiento de las m�s consolidadas. “Habr� m�s profesionalidad. Las empresas que vayan quedando habr�n capeado la crisis porque habr�n sabido ver las ventajas y adaptarse no s�lo en precios, sino tambi�n a las nuevas tendencias. En 2010 habr� profesionales m�s potentes y mejor preparados”, afirm� Jos� Luis Lanchas.

Por su parte, Mar�a �ngeles Sierra de Siemens destac� que el rol del profesional de eventos saldr� reforzado: “En estos momentos de crisis, cada uno tiene que hacer un trabajo, los de ventas tienen que vender y nosotros tenemos que organizar. Por tanto, nuestro perfil saldr� m�s fortalecido y se nos valorar� m�s”.

Sobre MPI

MPI (Meeting Professionals International) es la mayor asociaci�n internacional de organizadores profesionales de eventos y reuniones. Cuenta con 23.000 miembros en todo el mundo. El objetivo de MPI es favorecer la profesionalizaci�n y promoci�n del sector de los organizadores de eventos y supone el mayor foro de networking entre sus asociados. MPI tiene como objetivos: 1) aumentar el reconocimiento corporativo y profesional de los responsables de eventos; 2) favorecer el intercambio de ideas y experiencias profesionales entre sus miembros (networking) y 3) asegurar la formaci�n continuada de sus miembros. En Espana MPI se funda en el 2006 y es el pa�s donde la asociaci�n ha conocido un mayor crecimiento desde su fundaci�n, lo cual responde a la necesidad de estructuraci�n del sector profesional de eventos en Espana. (REDACCI�N EIP)

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