A la hora de planificar un evento, además de las estrategias posibles para su correcto desarrollo, como un buen plan de marketing, es fundamental la realización de un presupuesto que sirva para analizar la viabilidad del mismo y para definir mejor los objetivos finales.
Y es que, si no hacemos un presupuesto eficiente, es fácil que los gastos puedan al final descontrolarse, y por ello es fundamental la anticipación y la minimización de riesgos. Pero, ¿qué es lo que hay que hacer para calcular adecuadamente el presupuesto de un evento?
Aspectos clave a considerar al planificar un evento
La realización de un evento requiere de un análisis pormenorizado de todos los pasos a seguir para llegar a la meta marcada, que es la celebración de un determinado evento y que este tenga éxito. Pero no podremos conseguir el resultado adecuado si no disponemos de ese presupuesto en el que se incluyan todos los gastos y los posibles ingresos que el evento pueda generar. Del mismo modo, es importante no contar solo con un solo presupuesto y poder comparar diferentes opciones capaces de otorgarnos una visión más realista de todo el proceso y de los objetivos a alcanzar.
Otros aspectos imprescindibles a la hora de planificar un evento son: la innovación, la inversión, el conocimiento de la audiencia, la utilización de herramientas analíticas, la creatividad, la búsqueda del lugar adecuado, o el uso tecnológico y las técnicas de marketing para su difusión.
Estrategias efectivas para estimar costos y gastos en eventos
Existen diferentes formas de elaborar un presupuesto efectivo para eventos, los cuales pueden ser públicos o privados y requerir distintas necesidades, aunque siempre es necesario que se incluyan en el mismo tanto los gastos fijos como los variables.
- Tipos de gastos fijos: los gastos fijos de un evento serán los que incluyan todo aquello de lo que no se pueda prescindir, como el lugar de localización, el personal contratado, la producción o los permisos requeridos.
- Tipos de gastos variables: aquellos otros gastos que dependerán de factores movibles, como un número mayor o menor de asistentes, si queremos crear merchandising o añadir un catering, o la publicidad que queramos contratar.
Por eso contar con diferentes estimaciones presupuestarias puede ser la clave para poder elegir de una manera mucho más informada, aunque se recomienda que en todos ellos se realice un desglose claro de los gastos previstos o que se incluya siempre una partida adicional para imprevistos. La existencia de un “fondo de contingencia” (que suponga alrededor de un 10 o un 15% del presupuesto) es vital para minimizar los riesgos y para dar tranquilidad a todas las personas implicadas en el proceso, como puedan ser los organizadores o los patrocinadores.
En ese presupuesto detallado deberán incluirse todo tipo gastos necesarios en el desarrollo del evento, como por ejemplo los relacionados con el servicio de restauración o catering, los trabajadores, el material promocional, la decoración, la utilización de material audiovisual, el alquiler de espacios…etcétera. Cuantos más detalles se incluyan más podrá precisarse el presupuesto y más se evitarán los imprevistos, comparándose bien los precios de los proveedores y negociando, priorizándose lo esencial de lo accesorio, y realizando los ajustes necesarios para reducir el exceso de gasto con tiempo.
Herramientas y recursos para calcular de manera precisa el presupuesto
Son muchas las herramientas que pueden emplearse para la elaboración de presupuestos. La más habitual es el tradicional Excel de Microsoft, que es una hoja de cálculo de uso sencillo pero muy efectivo, similar a Google Sheets. Otras herramientas más complejas utilizadas habitualmente en la gestión de eventos son Bizabbo, Eventbrite o Cvent, que son plataformas bastante más complejas que permiten analizar pormenorizadamente casi cualquier fase o requerimiento del acto, desde el presupuesto hasta el plan de marketing o la propia venta de entradas, algo similar a lo que ofrecen otras herramientas como Microsoft Project.
Aunque si lo que buscamos son herramientas más estrictamente enfocadas en la contabilidad, existen calculadoras online como EventBudget o el software para empresas FreshBooks. Pero eso no es todo, porque si lo que preferimos son Apps de fácil manejo en el propio móvil, herramientas como Wallet, You need a Budget, o Wally, pueden ser nuestras mejores aliadas para no perder de vista en ningún momento los objetivos.
Todas estas herramientas pueden servirnos para tener una mayor claridad de todo lo que implica organizar un evento sin sorpresas finales y tomando mejores decisiones, lo que permitirá un mayor acercamiento a ese éxito de organización que todo profesional de los eventos busca.
La importancia de la flexibilidad presupuestaria en la gestión de eventos
La flexibilidad presupuestaria es importante en la gestión de eventos porque nos permite enfrentarnos y adaptarnos mejor a todos los cambios que puedan surgir durante el proceso, algo que suele ocurrir con muchísima frecuencia en este campo. Por ejemplo, el simple hecho del mal tiempo puede poner a prueba un evento que estuviera pensado para su realización al aire libre, lo que supondría tener que cambiar el espacio del evento para su celebración. Anticiparse a esto y tener previsto y presupuestado ese espacio cubierto en caso de lluvia es a lo que llamamos “flexibilidad”, o lo que es lo mismo, incluir los gastos imprevistos en la planificación del evento a través de una reserva presupuestaria o de los gastos de contingencia anteriormente mencionados.
Hacer esto siempre permite tener más facilidad de respuesta llegado el momento, así como un margen mayor de maniobra y negociación con los posibles proveedores, garantizando a los asistentes una experiencia lo más placentera posible y sin sobresaltos sin sobrepasar el presupuesto.
Consejos prácticos para optimizar el presupuesto y maximizar los recursos
Para optimizar bien el dinero disponible es recomendable siempre que, al inicio, solicitemos el mayor número de presupuestos posibles, pues hacerlo nos permitirá comparar y decidir adecuadamente lo más recomendable para cada evento en particular, negociando y aprovechando ofertas. Del mismo modo, es importante empezar a presupuestar con tiempo, pues aspectos como el alquiler y la reserva de espacios disponibles pueden requerir mucha antelación.
Eso en cuanto a lo imprescindible, porque después existen un montón de gastos menos imprescindibles con los que también se puede ahorrar, como por ejemplo la decoración o los mecanismos utilizados para la visibilidad del evento. Usar decoraciones sencillas o contar siempre con la tecnología serán factores claves para ahorrar una buena partida, pues las redes sociales nos permiten hoy en día llegar a mucha más gente y de una forma mucho más económica que con la publicidad tradicional, pudiendo reducir gastos de igual forma en administración (con venta de entradas online, por ejemplo) o publicidad de marca (a través de colaboraciones con patrocinadores).
Caso de estudio que ejemplifica la importancia de una planificación financiera
Para ejemplificar mejor la forma en la que se calcula adecuadamente el presupuesto en la gestión de eventos y comprender mejor lo visto hasta ahora, vamos a ver cómo proceden las grandes empresas en este sentido, tomando como modelo una de las empresas de marketing y eventos más famosas del mundo: Live Nation, con sede en la ciudad californiana de Beverly Hills, Estados Unidos, y fundada en el año 2010.
Como especialistas sobre todo en el entretenimiento en vivo, hemos querido analizar un gran concierto organizado recientemente por Liberty Media, entidad propietaria de la empresa de gestión, convirtiendo las cifras también a euros. Así, a través de una aproximación, podemos entender cómo el plan de presupuesto se divide en gastos y en estimaciones de ingresos:
- Alquiler de espacios: 924.700.
- Material audivisual: 750.000.
- Otros materiales diversos: 462.350.
- Publicidad y plan de marketing: 1.109.640
- Contratos y subcontratos: 924.700.
- Gastos de logística y seguridad: 554.820.
TOTAL: 4.669.735 de euros.
Este desglose de gastos nos permite observar dónde se precisó más dinero: en marketing y medios publicitarios para dar difusión al evento. Veamos ahora las cifras en cuanto a la estimación de ingresos:
- Beneficios comerciales y patrocinios: 1.849.400.
- Servicio de venta de entradas: 4.623.500.
TOTAL: 6.472.900 de euros.
En definitiva, podemos ver cómo gracias a un buen proyecto de marketing y a un buen cálculo de presupuestos y optimización de gastos, dicha empresa se aseguró una ganancia de casi 2 millones de euros, lo cual supone una altísima rentabilidad a la finalización del evento. Y si a una buena planificación financiera le sumamos un patrimonio estable y saneado, cualquier empresa tendrá grandes garantías de seguir hacia adelante y organizar muchos más eventos futuros con eficacia, minimizando riesgos y/o ampliando horizontes a través de la expansión comercial.
Claves finales para evaluar y ajustar el presupuesto durante un evento
Además del uso de herramientas de gestión y de planificación, que veíamos anteriormente, o la inclusión de las contingencias en el presupuesto, otras claves que pueden ser importantes durante la ejecución de un evento para su análisis son: revisar el presupuesto durante todo el proceso de desarrollo para poder realizar los ajustes necesarios en cualquier momento, mantener una comunicación buena y constante con todas las personas implicadas, aplicar la flexibilidad o evaluar siempre, al final del evento, el feedback de los asistentes y el retorno o no de lo invertido.
Hacer un monitoreo continuo y tener el control facilitará ese camino hacia el éxito con una mayor probabilidad y maximizando la rentabilidad obtenida una vez se desarrolle, y esto es clave para que el público asistente reaccione positivamente, se haga eco de los organizadores y de la marca o empresa, y tenga ganas de volver. Actuar como las grandes empresas requiere esfuerzo, pero todo parte siempre de una buena planificación.
