Cuando buscamos seleccionar una sede para un congreso, lo primero que debemos tener en cuenta es la localidad, lo que supone una decisión muy importante, ya que representa un atractivo esencial a ofrecer a los potenciales asistentes.
En algunos casos, si contamos con un gran número de congresistas potenciales, esto puede generar un atractivo para las ciudades, podríamos abrir un concurso y que diversas ciudades se postulen como anfitrionas.
Sea como fuere, una vez tengamos elegida la ciudad que deseamos, debemos hacer un estudio pormenorizado antes de confirmarla como sede.
En esta revisión, tenemos que tener en cuenta la capacidad hotelera y de otros alojamientos que dispone, su localización y facilidad de llegada y un largo etcétera entre las que encontramos:
- Localización: Facilidad de llegada para nuestros potenciales asistentes.
- Historia: Nos ayudará a la hora de crear el story telling de nuestro congreso.
- Implicación de la ciudad en el congreso.
- Apoyo institucional: Contar con la ayuda de las autoridades públicas siempre supone un elemento fundamental.
- Repercusión mediática y posibles patrocinios.
- Posibilidad de programa social: actividades que se pueden desarrollar en la ciudad
- El clima: Esencial estudiarlo para programar correctamente las actividades.
- Infraestructuras e instalaciones
- Capacidad hotelera
- Tradición de congresos anteriores
- Oferta de ocio y de cultura de la ciudad: ayuda a generar un gran atractivo, sobre todo para los visitantes que llegan de lejos y que normalmente aprovechan para disfrutar de la ciudad los días antes o después del congreso.
- Coincidencia con otros eventos que puedan colisionar con el congreso, complicar el alojamiento o encarecer los servicios.
- Coincidencia con fiestas religiosas, locales o nacionales
- Seguridad y estabilidad política: especial relevancia tiene si hay convocatoria próxima de elecciones.
- Sistema sanitario: Vacunaciones especiales
- Etc…
Ya con las conclusiones de ese primer estudio de la localidad, con sus pros y sus contras, hay que entrar a cuestiones más técnicas para cerrar la elección de forma definitiva.
Hay que definir claramente los espacios esenciales para realizar las acciones que queremos preparar.
Lo fundamental es estudiar el espacio donde se va a desarrollar la parte principal del congreso. Aquí tenemos diversas opciones:
- Palacio de congresos
- Centros de convenciones
- Salón en hotel
- Salón de actos institucional (institución pública o privada, universidades, …)
- Otros espacios o locales
Para poder elegir la mejor opción posible, tenemos que tener en cuenta que cada opción tiene sus beneficios y sus inconvenientes, así como propuestas presupuestarias muy diferentes.
Será necesario encontrar el equilibrio pensando siempre en los asistentes.
Cuando tengamos un espacio seleccionado, se hace necesario analizar con calma las necesidades que se van a demandar de este espacio para poder culminar con éxito nuestro encuentro. Estos requisitos son:
- La localización dentro de la ciudad: mucho espacios se encuentran alejados del centro de la ciudad, lo que genera que los congresistas queden encerrados y no puedan disfrutar como deben de la localidad que visitan.
- La duración del congreso, contemplando los días de montaje y desmontaje.
- La envergadura del congreso: aforos, servicios asociados, plan de seguridad, vías de comunicación…
- Número de salas de intervenciones, que viene dado por el programa científico.
- Posibilidades técnicas de dichas salas.
- Salas de apoyo: prensa, vip, sala de ponentes, etc.
- Disposición de espacios adecuados para la Secretaría Técnica. En ocasiones, nos podemos plantear ubicar esta sala en un espacio externo pero cercano a nuestra sede principal (por ejemplo, en el hotel oficial del congreso que esté ubicado a 2 minutos andando de la sede).
- Espacios comunes bien para descansos.
- Zonas de exposición.
- Posibilidades de carga y descarga para montajes y desmontajes.
Entrando más en lo concreto, vemos el detalle de las zonas principales:
SALÓN PLENARIO
Para seleccionar el salón plenario, deberemos de tener en cuenta lo siguiente:
– Aforo.
– Horario de disponibilidad.
– Accesibilidad.
– Comodidad ¿Permite diversos montajes? ¿El montaje del que dispone es el óptimo?
– Ventilación.
– Iluminación.
– Acústica.
– Indicativos o señalética.
– Mantenimiento.
– Instalación técnica: Luces, pantallas, proyectores, …
– Escenario.
– Posibilidades de escenografía y puesta en escena.
– Mesa de presidencia.
– Atril.
– Zona para colocar al Comité Organizador y las autoridades
Hay que tener muy en cuenta el aforo del que dispone y la previsión de asistentes, ya que una sala grande con pocas personas da sensación de frialdad, mientras una sala pequeña y repleta puede generar sensación de agobio y por lo tanto incomodidad.
Es una cuestión compleja, ya que habitualmente las reservas de espacio se realizan con un año o más de antelación, por lo que a la hora de programar el congreso debemos ser muy sinceros con nosotros mismos para generar una previsión acorde a la realidad.
OTRAS ZONAS
-Antesala:
o Stand de auxiliares de protocolo
o Entrega y recogida de auriculares
o Entrega y recogida de móviles
o Recados para el salón plenario
o Control de entrada al salón
o Acreditaciones
o Posibilidades de decoración
– Salas alternativas:
o Sala de prensa: necesidades según funciones
o Sala de secretaría
o Sala de trabajos y almacén
o Sala Vip
o Despacho Director Comité Organizador
o Sala de traducción simultánea
o Sala de reprografía
o Salas auxiliares…
SERVICIOS DISPONIBLES
– Presentaciones y proyecciones audiovisuales.
– Espacios habilitados como tarimas o escenarios.
– Servicio de comidas
– Pausas y esperas: coffee breaks.
– Mobiliario adecuado.
– Servicio Wi-Fi.
– Servicio profesional de azafatas.
– Servicio de traducción e interpretación simultánea.
– Montajes y desmontajes.
– Otros servicios adicionales…
Una vez estudiadas todas las posibilidades, desde la EIP, como entidad organizadora del XVIII Congreso Internacional de Protocolo, hemos seleccionado la ciudad de Granada como sede oficial del evento.
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