La gestión y organización de eventos es necesaria en multitud de ámbitos, incluido el deportivo, y no solo sirve para llevar a cabo determinados actos y actividades con éxito, sino que también es muy útil para mantener una imagen positiva, como la que se envía durante los Juegos Olímpicos de hermandad.
Por eso la gestión de eventos deportivos es importante también en el mundo del protocolo, pues precisa de toda una serie de herramientas, reglas y trámites para su buen funcionamiento, así como para lograr una buena proyección al exterior. Pero, ¿qué es lo que se necesita para trabajar en este sector?
Cómo se administra un evento deportivo
Los eventos deportivos se desarrollan siempre en torno a un tipo de ejercicio físico, que a su vez requiere de ciertas habilidades y normas. Por ello gestionar un evento de esta índole puede ser algo bastante complejo, sobre todo en función de su magnitud, pero nada imposible si seguimos una metodología concreta y logramos respondernos a preguntas como las siguientes: ¿Puedo hacerlo? ¿Lo haré solo o tendré colaboradores? ¿Cuento con el tiempo suficiente? ¿De qué presupuesto dispondré? ¿Tendré apoyo económico?
Una vez respondidas estas preguntas iniciales, podremos pasar a desarrollar los siguientes otros puntos imprescindibles para planificarlo todo bien y poder llevar a cabo y a buen término el evento deportivo en cuestión. En esta planificación, la fase previa siempre será la más importante, pues es en la que deberemos definir la tipología del evento, la estructura que tendrá el mismo, la estrategia a seguir o los objetivos que tengamos.
A esta fase previa que es la de planificación, y que veremos más adelante, le seguirán las de desarrollo y fin del evento. Durante el desarrollo, el encargado de la gestión del acto deberá permanecer todo el tiempo atento a cada detalle y analizando aspectos tan relevantes como la asistencia definitiva de público, el protocolo o la asistencia adecuada a colectivos vulnerables, y una vez finalizado el mismo, deberá realizar una valoración colectiva y un balance final de resultados (en cuanto a publicidad, a reportes económicos, a los servicios de seguridad, restauración y limpieza o a la participación general).
Qué tipos de trabajo hay en los eventos deportivos
Si te interesa el mundo de la gestión de los eventos deportivos, debes saber que formarte en este campo puede abrirte las puertas a numerosas posibilidades profesionales, pues la industria deportiva es muy amplia y son muchos los puestos que pueden necesitarse en dichos eventos.
Asimismo, como gestor o gestora deberás conocer cuáles son esas vacantes profesionales necesarias para desarrollar un evento de este tipo. Veamos algunos de los ejemplos más destacados:
- Periodistas y presentadores.
- Fotógrafos y camarógrafos.
- Consultores y organizadores.
- Fisioterapeutas y personal médico.
- Personal de servicios de urgencias.
- Personal de transporte y seguridad.
- Personal de catering y restauración.
- Personal de servicios de limpieza.
- Servicios o empresas de ventas (entradas, merchandising…).
- Servicios de publicidad (sponsors, diseño de logos, invitaciones, cartelerías…).
Cuáles son las fases de organización de un evento deportivo
- Planificación y plazos estimados. Como hemos tenido ocasión de ver, la planificación es la primerísima parte que debería tener la gestión y la organización de un evento deportivo, así como de cualquier otro tipo. Por ello, saber con qué plazos se va a contar para llevar a cabo el proyecto que se tenga en mente, hacer todos los ensayos por escrito de lo que hará falta o simulaciones del presupuesto, gastos e ingresos que se tendrán, como veremos más adelante, serán los primeros pasos.
- Elección del sector deportivo. Un evento deportivo puede ser de muchos tipos, por lo que primero deberemos definir qué es lo que buscamos exactamente, lo que puede ir desde los eventos más humildes (como un partido de fútbol de alevines a nivel municipal) hasta los más complejos y grandes (como un mundial de fútbol o los propios Juegos Olímpicos). Tener clara esta primera elección determinará el buen curso posterior de todas las demás fases del evento.
- Estructura del evento. Cuando hablamos de un evento deportivo, la estructura del mismo es todo aquello que tiene que ver con el tiempo que durará, si será un torneo o tal vez un aliga, si será de tipo individual o no, sus niveles, sistemas de puntuación o eliminaciones…Aspectos que se pueden tener mucho más claros con la realización de sondeos o el estudio de otros eventos similares ya realizados.
- Metas y finalidad del evento. ¿Qué es lo que nos lleva a querer organizar y desarrollar dicho evento? ¿Qué finalidad tendrá? Elaborar una lista con todas aquellas razones que motiven la realización del evento ayudará a tener más claros también los objetivos, así como elegir su finalidad, es decir, si se tratará de algo benéfico, de promoción, enfocado al turismo, de tipo publicitario, comercial…etc.
- Definir el público objetivo. Del mismo modo, deberemos definir cuál será el tipo de público al que queremos dirigir dicho evento: si serán jóvenes o escolares para fomentar el desarrollo del deporte, si serán adultos aficionados a un deporte concreto, deportistas profesionales, personas con discapacidad, personas mayores…
- Precios y presupuesto disponible. Para saber si contamos con el presupuesto suficiente como para organizar el evento que queremos, debemos tener claro si será con entrada, a un precio único o no, o por el contrario será gratuito. Tener esto claro nos permitirá hacer números con mucha mayor exactitud, igual que el informarnos previamente sobre cuáles suelen ser los presupuestos estimados en eventos similares. Otros puntos fundamentales serán los de saber qué materiales se necesitarán, cuánto personal, si habrá catering o no, etc. Cuantas más veces ensayemos una previsión de gastos e ingresos, más cómodos nos moveremos hacia el éxito del evento una vez esté en marcha.
- Lugar ideal para el evento. En función del público que vaya a acudir y de los participantes directos en el evento, tendremos que escoger el emplazamiento, asegurándonos de que elegimos el recinto adecuado con todos los requisitos necesarios y con un nivel de aforo suficiente. En este punto se recomienda siempre hacer estimaciones previas e informarse bien sobre las normativas vigentes en cada espacio.
- Fecha y hora del evento. En cuanto a la fecha y la hora, deberemos siempre informarnos bien de qué tipo de actividades habrá por la zona ese mismo día que tengamos pensado y si hay disponibilidad en el recinto escogido, así como escoger un horario que no se solape, a poder ser, con otras actividades o eventos importantes, para que el público pueda acudir sin problemas al acto y no veamos mermada la asistencia. Tener clara la duración del evento también será fundamental a la hora de elegir la fecha exacta más conveniente, debiendo establecer siempre unos márgenes lo suficientemente amplios como para evitar problemas en caso de que todo prolongue.
- Materiales, servicios y seguridad. Piensa primero en los materiales que se necesitarán, como por ejemplo balones, porterías, silbatos, carteles, avituallamientos, premios…y también en aquellos materiales que serán necesarios para el mantenimiento de la seguridad del acto, como productos de limpieza o uniformes de personal. Y es que las medidas de seguridad y de salud son cruciales en la organización y en el desarrollo de cualquier acto, por lo que, además de planificar estos puntos, deberás asesorarte bien y contar con un buen seguro de responsabilidad civil.
- Sistemas de gestión y financiación. Una de las primeras cosas que uno debía preguntarse en la fase de planificación, en el caso de aquellos que tengan interés en la gestión deportiva, es la de si trabajarán solos o con ayuda, y es en este punto en el que pueden entrar en juego los llamados “patrocinadores”, aquellos que pueden ayudar desde distintos ámbitos a impulsar el evento. Estos colaboradores podrán ser instituciones privadas o públicas, así como proyectos o empresas locales que puedan generar también un efecto positivo.
- Búsqueda del personal necesario. Sea cual sea el tipo de evento deportivo que vayamos a realizar, de mayor o menor escala, se necesitará contratar un número de empleados suficiente como para que todas las necesidades del evento queden debidamente atendidas. En este sentido, podremos necesitar personal de staff, jueces, árbitros, personal de catering o restaurante, animadores, venta de entradas, servicio de limpieza y seguridad…etcétera. Hacer un organigrama con los puestos que se necesitarán cubrir y sus competencias, sin improvisaciones, será un paso muy importante en la planificación y el desarrollo del evento.
- Sistemas de promoción. Piensa de nuevo en ese público objetivo y define a quién quieres llegar, pues de ello dependerá la estrategia de promoción a seguir. Así, se pueden crear y distribuir carteles, contactar con fotógrafos y medios de comunicación y prensa, ayuntamientos, campañas en medios de transporte…Y todo con un buen diseño de los colores adecuados al evento, un logo atractivo, el número de acreditaciones suficientes o definición de posibles entrevistas, pues cada detalle es importante, al igual que una buena publicidad, para que esos beneficios estimados en nuestra planificación previa puedan hacerse realidad.
- Otros medios y sistemas de repercusión. Hoy en día las posibilidades de llegar a otros son casi infinitas, así que ayúdate también de internet y de las redes sociales para una repercusión eficaz del evento, o busca a algún influencer reconocido capaz de llegar a público nuevo derivando alguna partida del presupuesto, porque si quieres que el evento se difunda y llegue a muchas personas interesadas finalmente, seguro que se llevará una buena parte del mismo.
- Normativas y permisos necesarios. Este punto es clave en cualquier planificación para evitar sustos o incluso cancelaciones, puesto que sin los permisos y licencias administrativas necesarias no podremos llevar a cabo un evento deportivo sea del tipo que sea. Por eso, comenzar a recabar todo lo necesario con tiempo es clave, así como conocer cuáles son las normas y los protocolos adecuados para ese tipo de evento, pues todos estos trámites siempre pueden demorarse.
Aspectos principales para gestionar con éxito un evento deportivo
Después de todos estos puntos, si no te dejas ninguno, seguro que tendrás ya muy bien atado el evento que vayas a realizar, pero no hay que relajarse, pues siempre pueden surgir imprevistos. Por eso, repasa una y otra vez los puntos y vuelve a recopilar aquellos que sean de mayor importancia:
- Fecha y público objetivo.
- Protocolo a seguir.
- Invitaciones necesarias.
- Restauración, transportes, seguridad.
- Publicidad y medios de comunicación.
- Balance económico inicial y final.
- Agradecimiento a los asistentes y participantes.
- Servicios de limpieza al inicio y término del acto.
- Análisis final (asistencia, participación, medios y repercusión…).
Cómo construir un perfil para trabajar en el sector
Los eventos deportivos están plenamente relacionados con el mundo del marketing, por lo que realizar estudios previos en este campo puede servir muy bien de base para introducirse después, a través de un grado, máster o curso de especialización, en el mundo de la gestión de los eventos deportivos.
Otro perfil interesante para trabajar en este sector es el del protocolo y la organización de eventos, pero es importante tener en cuenta que el deporte se trata de un evento muy particular, en cuyo desarrollo intervienen multitud de sectores y perfiles diferentes: deportistas, sports management, equipos, seguidores y público en general, patrocinadores, instituciones públicas y privadas, medios de comunicación…y un largo etcétera, por lo que las dotes comunicativas, de relación, de organización y de negociación serán fundamentales para las grandes exigencias del puesto.
Por supuesto, cualquier estudio superior relacionado con la actividad física y el deporte puede ser también la antesala perfecta a la gestión deportiva, así como la profesionalización en cualquier rama del deporte en general, puesto que pocos conocimientos puede haber tan profundos a la hora de desarrollar un evento deportivo en una disciplina que el de incluso haberla practicado.
Pero sea cual sea la rama previa que elijamos para acercarnos a este sector, así como si optamos por estudiar directamente un grado en gestión deportiva, debemos tener en cuenta que el estudio de idiomas es hoy esencial en el mundo de los eventos deportivos, sobre todo para aquellos que sean de índole internacional o grandes competiciones, pues las relaciones con la industria del deporte, empresas, clubes o federaciones pueden requerirlo para una comunicación fluida, motivo por el que en muchos centros ya imparten esta modalidad académica en formato bilingüe.
Prácticas en estudios relacionados con eventos deportivos
Muchos de los estudios que existen en torno a la gestión de eventos deportiva ya cuentan con prácticas en empresas del sector de tan alto nivel como los propios clubes de fútbol, la FIFA, la Liga Endesa, la NBA, la Federación española de rugby, Mutua Madrid Open, Spartan Race…así como otros espacios interesantes y relacionados con el deporte como los gimnasios, los canales de deporte en televisión o marcas de ropa deportiva como Adidas.
Pero, sea cual sea el espacio en el que uno pueda hacer prácticas, lo importante es poder contar con esa experiencia posterior a la formación para poder demostrar y vivir la experiencia de reflejar en vivo y en directo todo lo aprendido. Y es que las prácticas en empresas son uno de los pasos más importantes que se pueden dar tras la formación universitaria y para un buen inicio de la vida laboral, pues abren el camino al mercado y a las oportunidades del sector como ninguna otra cosa.
Dónde buscar trabajo en eventos deportivos
Las propias universidades y centros de estudio muchas veces ofrecen la posibilidad al alumnado de apuntarse a una bolsa de empleo propia tras la realización con éxito de sus estudios, lo que puede ser una buena baza para conseguir ofertas concretas y de una manera más rápida que a través de otro tipo de plataformas de empleo.
Sin embargo, esta última opción también puede ser clave para no perderse ni una sola oferta que pueda salir en el sector de la gestión de eventos deportivos, por lo que contar con un buen currículum actualizado o un perfil potente de LinkedIn será muy importante para poder postularse de manera rápida a cualquier oferta que pueda surgir en escuelas deportivas, centros de fitness, federaciones, clubes…y un largo etcétera.
