Cualquier startup o pyme que esté comenzando su camino hacia el éxito empresarial, debe utilizar herramientas que le permitan mejorar su imagen de marca, ganar reconocimiento y mejorar su visualización hacia sus posibles clientes potenciales. Pero, ¿por dónde se debe empezar?
Herramientas digitales: aliadas indispensables en la organización de eventos
Una de las mejores maneras de darse conocer ante los clientes es a través de eventos físicos o digitales, una poderosa herramienta de marketing y comunicación que puede allanar el camino hacia futuros acuerdos y nuevos negocios, o simplemente dar a conocer un producto o servicio que acabes de sacar al mercado.
Por eso esta importante herramienta es una aliada indispensable en la gestión de eventos y necesita tener una buena gestión y organización, tanto si se haces de manera presencial, alquilando un espacio para realizar el evento, como si se hace de manera digital, coordinando presentaciones y ponencias de invitados clave.
Optimizando la planificación de eventos con tecnología de vanguardia
Por ejemplo, los webinars, masterclass y seminarios online se han convertido hoy en día en algo imprescindible para cualquier tipo de negocio, permitiendo ampliar el rango de acción a un público objetivo muy concreto, así como teniendo la oportunidad de mejorar la estrategia B2B o B2C y generar confianza.
Pero no todo es un camino de rosas, y para llevar una adecuada gestión de los eventos hay que ser innovador y eficiente, pues es la clave para el éxito en la gestión de los mismos, y se deben utilizar ciertas herramientas de marketing que son de gran ayuda para organizar, planificar y coordinar cada una de las etapas del evento. Pero, ¿cuáles son las más importantes o con un grado mayor de reconocimiento y cómo se pueden utilizar?
Descubre las herramientas digitales más efectivas para coordinar eventos de manera exitosa
A continuación queremos presentar en detalle 8 de las mejores herramientas para gestionar eventos con éxito y eficacia y de fácil adaptación a cualquier necesidad que se presente:
Eventbrite
Una de la herramienta online más conocidas es Eventbrite, que lleva desde el año 2006 en el mercado ofreciéndonos la capacidad de promocionar y gestionar eventos de manera cómoda y sencilla. Puedes crear tus eventos rápidamente de forma personalizada mediante una descripción, un límite de aforo, la fecha y hora a la que se va a realizar y/o la ubicación del mismo.
Según el tipo de evento, si es presencial u online, puedes seleccionar diferentes opciones según tus necesidades en su sencilla e intuitiva interfaz, integrar una pasarela de pago si el evento tiene un coste asociado, y utilizar herramientas integradas para promocionar en diferentes redes sociales o analizar el tipo de tráfico que está llegando a tu landing o página de evento. Una ventaja extra de esta plataforma es que tiene coste 0 si el evento que vas a realizar es gratuito para tus asistentes.
Mailchimp
Esta herramienta no necesita presentación, pues Mailchimp se ha convertido en un referente en el área del Email Marketing con un precio muy competitivo y ajustado según el número de clientes que tengas en tu base de datos. Es decir, que Mailchimp se ha convertido en una aplicación imprescindible para enviar comunicaciones de forma adaptativa y con una alta fiabilidad, tanto en dispositivos móviles como de escritorio, dándonos ratios de apertura, clicks, rebotes, etc.
Cuenta con multitud de herramientas automatizas y workflows para llevar a cabo una buena estrategia de seguimiento de eventos digitales y presenciales, e incorpora un generador de emails fluido y muy eficiente. Además, podrás inspirarte mucho gracias a sus miles de plantillas y a su nueva IA generativa, que te ayudará con composiciones avanzadas según tu tipo de evento de forma totalmente automática. También cuenta con una versión gratuita con hasta 500 contactos y 1.000 envíos por mes, aunque si tu base de datos es bastante más amplia necesitarás ampliar tu suscripción y hacerla a medida.
Iventic
Iventic es otra herramienta alemana que te permitirá realizar gestiones eficaces de tus eventos, webinars o conferencias, teniendo una experiencia de usuario muy gratificante gracias a su multitud de opciones y características que hacen de este software una solución ERP muy completa dentro del sector. Su mayor fuerte son los eventos online, teniendo su propio sistema de registro de participantes, salas de eventos, gestión de agendas, encuestas, chats en vivo, foros y muchas opciones más.
Ofrece un sistema propio de gestión e inscripción de invitados y de transmisión en vivo para cada uno de los eventos, y de esa forma los asistentes pueden conectarse rápidamente y participar de forma remota, proporcionando siempre un informe detallado sobre el porcentaje de participación y el comportamiento de cada uno de ellos. El precio del software varía entre los 149€ y los 349€ mensuales, según la cantidad de participantes que necesiten conexión y el número de eventos que manejes de manera global.
Trello
Si la gran mayoría de eventos que va a realizar tu empresa son presenciales, necesitas un sistema de gestión para las tareas y asociarlas a cada uno de los participantes, coordinadores y resto de personal encargado de que todo salga según lo previsto.
Una herramienta muy útil para llevarlo a cabo es Trello, que permite gestionar y administrar de manera eficiente el trabajo entre miembros de diferentes equipos y que estos a su vez puedan ver sus funciones y cometidos a través de la plataforma. ¿Cómo? Mediante tableros estilo Kanban, moviendo notas internas, cambiando entre diferentes etapas, dando feedback o reportando problemas que vayan surgiendo en la organización del evento para poder solucionarlos lo antes posible.
Además, cuenta con un sistema de calendario avanzado donde poder ver el timing de cada tarea asociada y los plazos máximos que haya para encargase de ellas. Y, como casi todas las plataformas, cuenta también con una versión gratuita, aunque para gestionar equipos más grandes necesitarás una suscripción de pago, siendo la más económica la de 5 euros con funciones estándar.
Zapier
Zapier es otra herramienta que te será de gran utilidad, ya que te permitirá interconectar información como si fuera una pasarela de datos universal. Cuenta con una larga lista de integraciones y conectores llamados ZAPS que puedes configurar a través de sus paneles para enviar ciertas variables entre aplicaciones que, a priori, son individuales.
Por ejemplo, imagina que un cliente se inscribe a un evento a través de tu landing de Eventbrite o un formulario de leadgen de Facebook, y quieres enviarle recordatorios mediante correo electrónico cada cierto tiempo. ¿Qué puedes hacer? Pues puedes conectar de forma cómoda cualquiera de las dos aplicaciones con Mailchimp y, de esa forma, se enviará la variable que contiene el email del asistente a esta última aplicación, agregándolo a una audiencia personalizada para ese evento. Por último, si has creado un workflow automatizado dentro de Mailchimp y lo has asociado a esa audiencia, se encargará de enviar el recordatorio según tus preferencias.
Mailchimp también cuenta con una versión gratuita de 100 tareas mensuales, así que, basándonos en el ejemplo anterior, si quieres mandar la información de correo entre dos aplicaciones o más, haría uso de una 1 tarea. Eso sí, los planes de pago varían según el número de tareas que requieras y, lamentablemente, la mayoría de los conectores son para el plan profesional como mínimo.
ODOO
ODOO es un software ERP que se ha hecho muy popular con el paso de los años por su versatilidad y fiabilidad, contando con una amplia comunidad donde te pueden ayudar con cualquier problema o duda que tengas con el uso y configuración del programa. También incorpora un gran repositorio de addons capaces de solventar cualquier necesidad, algunos de pago y otros totalmente gratuitos.
Este ERP cuenta con varios módulos que nos ayudarán a gestionar las relaciones con los clientes (CRM), las campañas de email marketing, el registro de los usuarios a eventos mediante la creación de landing page con pasarelas de pago, o incluso una sección de contabilidad para llevar al día todos los ingresos o gastos relacionados. Además, incluye una zona de tableros Kanban para coordinar y organizar de forma efectiva cualquier evento.
Este software trabaja en la nube y tiene un plan de prueba de 7 días con una demo donde te pueden enseñar todo su potencial. El coste anual va en función del número de usuarios internos que quieras dar de alta para gestionar y administrar el software, pero de media ronda entre los 200 y los 300 euros una licencia anual para un único usuario.
Hootsuite
Cualquier evento que se precie necesita tener repercusión en redes sociales y lograr tener una alta visibilidad y alcance entre tus futuros clientes. Y como llevar todas las redes sociales se puede volver muy complejo cuando quieres postear en todas ellas a la vez, sean publicaciones, textos, vídeos o reels, para solucionarlo puedes utilizar una de las mejores herramientas que hay en el mercado: Hootsuite.
Gracias a Hootsuite podrás administrar todas las cuentas que tengas en tu empresa, configurando y programando todas tus publicaciones de forma simultánea en la misma herramienta. ¡Se acabó programar cada red social de manera individual! Y también podrás fomentar la asistencia a tus eventos de forma rápida y sencilla, encontrando nuevas oportunidades de distribución y llegando a un público mucho más amplio.
Además, Hootsuite te servirá para interactuar con tus clientes por si tienen dudas sobre los eventos, mediante la utilización de los chats o comentarios directos que dejen en tus publicaciones. El plan más básico tiene un coste de 99 euros y puedes configurar hasta 10 redes sociales, algo más que suficiente para cualquier startup o pyme.
Typeform
En cualquier evento, tener un feedback de los asistentes sobre cómo ha ido el desarrollo del mismo desde el principio hasta el final es crucial para intentar entender qué es lo que se ha hecho mal o bien, y con el fin de mejorar en los aspectos en los que no todo haya salido como esperásemos. Una herramienta para complementar la compleja labor de organizar un evento es Typeform, con la que podrás enviar encuestas digitales a través de correo electrónico para averiguar qué piensan tus clientes sobre ti y sobre el desarrollo de tu evento.
Puedes configurar varios tipos de preguntas, campos de texto para que los asistentes puedan explayarse de forma libre, campos seleccionables o valoraciones entre 1 y 10 divididas por subdivisiones del evento (bienvenida, charlas y conferencias, cóctel de despedida, etc.). También puedes probar la herramienta de forma totalmente gratuita, pero dependiendo de la cantidad de encuestas que quieras almacenar, y tiene un coste mensual de unos 70 euros con el plan básico.
Transformando la experiencia de los asistentes a través de herramientas digitales innovadoras
Como hemos podido ver, las herramientas digitales son indispensables para gestionar eventos y han revolucionado por completo la forma en que los organizamos y gestionamos, lo que supone que el público potencial de cualquier acto tenga un feedback mucho más prometedor. Además permiten personalizar cada paso, como hemos visto con Eventbrite, por ejemplo, que nos permite crear eventos de forma muy intuitiva y con descripciones súper detalladas, diversas opciones de pago o de promoción, límites de aforo…y un largo etcétera.
Por eso estas herramientas digitales o plataformas no pueden faltar, porque nos facilitan la organización de eventos mediante sistemas nunca vistos, como la gestión de participantes online o la transmisión en vivo, y generando informes detalladísimos y muy útiles para el análisis del proceso, optimizando así la gestión del evento de una forma mucho más fluida y eficaz.
La era digital en la gestión de eventos: ¿estás aprovechando todo su potencial?
En la era digital en la que nos encontramos, no podemos permitirnos el seguir trabajando de la misma forma en la que se hiciera antaño, pues la tecnología nos ofrece un potencial enorme capaz de optimizar como nunca los procesos y de ampliar enormemente la efectividad y el alcance de los eventos a realizar. Algo que vemos muy bien con Mailchimp, que nos permite automatizar campañas de email marketing, analizar métricas detalladas o segmentar las audiencias, y todo con un alto grado de fiabilidad.
Del mismo modo, Zapier permite que interconectemos diferentes aplicaciones automatizando flujos de trabajo y asegurando que la información fluya sin problemas entre distintas plataformas, al igual que ocurre con otras herramientas como ODOO, que ofrece módulos para CRM, email marketing y mucho más, permitiéndonos sacar todo nuestro potencial y gestionar nuestros eventos con gran eficacia.
Mejora la productividad y la calidad de tus eventos con las herramientas digitales adecuadas
Esto quiere decir que, sin las herramientas digitales adecuadas, no podremos mejorar al máximo nuestra productividad en el mundo de la gestión de eventos, ni mejorar la calidad de los mismos, algo verdaderamente preocupante en un mundo en el que la competencia es tan alta.
La buena noticia es que este mundo plenamente tecnológico nos mejora cada día más la vida con soluciones innovadoras y pensadas para todos los sectores y problemas, ayudándonos también a identificar mejor cuáles son nuestras áreas de mejora, aumentando nuestra eficiencia operativa y mejorando la experiencia global, y permitiéndonos conocer en menos tiempo la reacción de los asistentes adaptando los resultados a futuras campañas.
