Qué es el protocolo institucional

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El protocolo institucional es aquel que reúne y comprende toda aquella normativa administrativa necesaria para la creación y ejecución de actos de tipo institucional, es decir, actos relativos a las comunidades autónomas, al Gobierno, a la Corona, a la Administración del Estado, a empresas que participen con determinados organismos privados o públicos. Pero veámoslo a continuación con mucho más detalle.

¿Qué es el protocolo institucional y por qué es importante?

¿Qué es el protocolo institucional y por qué es importante?

El protocolo institucional es el conjunto de usos, costumbres y normas completamente reguladas, necesarias para la realización de actos y ceremonias de las instituciones político-administrativas.

Entonces, ¿por qué es importante el protocolo institucional? Porque organizar un acto institucional y conseguir que se desarrolle con las mayores garantías de éxito y seguridad, no solo es importante para las instituciones en sí, sino también para la imagen que pueda proyectar un país hacia el exterior.

De esta forma, a la hora de gestionar un evento en el que entre en práctica el protocolo institucional, los expertos deberán tener conocimientos de simbologías, precedencias, tratamientos y honores, y realizar funciones como la de hospedaje de invitados y autoridades, relaciones sociales con miembros del Gobierno y demás representantes autorizados, líderes de países, figuras de la cultura y de la vida pública. Situaciones en las que una excelente y cuidada coordinación son absolutamente esenciales.

Tipos de protocolo

Existen diferentes tipos de protocolo, como por ejemplo el protocolo militar, el protocolo diplomático, el protocolo eclesiástico, el universitario, el deportivo, el empresarial, el social, etc. Y aunque todos tienen algo en común, que es ese conjunto de normas que sirven como guía (especialmente para la gestión y organización de eventos) para saber cómo debemos comportarnos o qué pautas seguir en cada momento, también presentan diferencias.

Esto es lo que ocurre, precisamente, con el protocolo oficial y el institucional, que muchas veces se confunden. Pero si volvemos a la definición anterior de protocolo institucional, sin embargo, veremos de forma más clara las diferencias, pues lo cierto es que no siempre los actos institucionales son oficiales. Por ejemplo, una persona de autoridad podría organizar un acto a título personal, en cuyo caso dicho acto no revestiría oficialidad.

Es decir, que a ese tipo de normas que constituyen el protocolo y que nos sirven para planificar y saber movernos adecuadamente en un acto social, se deberán añadir después otras características adicionales que son las que definirán ante qué tipo de protocolo nos encontramos. Si el acto en cuestión está regulado y marcado por la etiqueta y el ambiente ceremonial, nos encontraremos casi con toda probabilidad con un protocolo oficial, diplomático y/o institucional, que es el que nos ocupa.

El protocolo institucional

En la mayoría de los países, y España es uno de ellos, las instituciones están muy presentes en la sociedad y participan en los actos y en los medios de comunicación con frecuencia.

Esto es algo que aporta confianza y normalidad y que proyecta una imagen formal muy potente e importante de cara al exterior, y por eso todos los detalles en la organización de dichos actos deben estar máximamente cuidados.

Pero para que eso ocurra y todo vaya bien, así como para que los invitados a los actos institucionales también puedan sentirse cómodos y seguros, los organizadores deben tener una guía con normas a poner en práctica que debe centrarse sobre todo en lo siguiente: tipos de celebraciones de actos y mecanismos de desarrollo, símbolos representativos del Estado, precedencias de instituciones y autoridades, tratamientos protocolarios específicos (miembros de la Casa Real, títulos nobiliarios o miembros del Gobierno), y concesión de reconocimientos, honores y premios a personas civiles o cargos militares.

A su vez, el protocolo institucional también puede tratar asuntos como:

  • Formas de comunicarse directa e indirectamente, invitaciones, signatarios…
  • Formas y lugares de bienvenida y agradecimientos hacia los asistentes.
  • Elaboración de programas, reservas de asientos y entregas de obsequios.
  • Alojamiento y/o acompañamiento de delegaciones, acompañantes, etcétera.

Protocolo institucional en España

Protocolo institucional en España

A nivel nacional, el protocolo institucional en España se compone de los siguientes seis puntos claves:

  • Conocimiento y uso de precedencias, cuyo ordenamiento general se encuentra regulado en el Real Decreto 2099/1983.
  • Conocimiento y uso de la simbología oficial, lo que incluye heráldica, himno, banderas o vexilología y demás estandartes y elementos de carácter oficial.
  • Conocimiento y uso del reglamento específico existente para los honores militares.
  • Conocimiento de la normativa sobre símbolos y precedencias oficiales correspondiente a cada comunidad autónoma o municipio del país.
  • Conocimiento y puesta en práctica de las normativas referentes a los tratamientos de autoridades y personalidades públicas, así como de los tres poderes del Estado: ejecutivo, legislativo y judicial.
  • Conocimiento del ceremonial que se precisa en cada acto oficial, así como de los reconocimientos y honores insertos en el llamado “Derecho Premial”.

Tipos de protocolo institucional

Finalmente, y para poder comprender mejor lo que es el protocolo institucional, debemos fijarnos en los tipos de actos que se desarrollan bajo su prisma, que son fundamentalmente actos oficiales de carácter general convocados por nuestras instituciones públicas y representes de Estado, como los miembros de la Corona, la Administración del Estado y el Gobierno, corporaciones locales o comunidades autónomas, o fiestas y conmemoraciones relevantes a nivel nacional, local, provincial o autonómico, como el 12 de octubre.

Además de estos, que son los más destacados, el protocolo institucional engloba también otros tipos de actos como los siguientes:

  • Recepciones de gala para recibir a autoridades de diferentes países y jefes de Estado.
  • Presentación de cartas credenciales entre embajadores extranjeros y jefes de Estado.
  • Audiencias militares y actos de relevo, como el de la Guardia Real, la Pascua Militar o el desfile del día de la Fiesta Nacional.
  • Recepciones oficiales a cuerpos diplomáticos acreditados.
  • Encuentros de los Reyes de España con el mundo de la cultura en forma de galas o reconocimientos.
  • Entregas de premios nacionales e internacionales (premios al deporte, a las letras, a la investigación…).
  • Reuniones anuales de los diferentes Patronatos de nuestro país (Fundación Princesa de Asturias, Elcano, Princesa de Girona…).

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