¿Qué es un congreso?

¿Sabes qué convierte un evento en un congreso? ¿Cuáles son sus características habituales?

Ante esta pregunta podemos responder con las clásicas definiciones que podemos encontrar en el diccionario de la Real Academia Española o de instituciones como el Spain Convention Bureau, pero en la Escuela Internacional de Protocolo creemos en una visión mucho más práctica y simplificada del término:

“Debatir públicamente un tema entre un grupo de profesionales”

Creemos firmemente que este es el aspecto vertebral de cualquier congreso y para el que tenemos que aplicar todas las técnicas de organización de eventos que tenemos a nuestro alcance.

1. Objetivo y público del congreso:

Lo primero que tendremos que hacer es establecer el objetivo claro del congreso:

¿Para qué lo hacemos? Y, sobre todo, ¿Para quién lo hacemos?

Un congreso no existe si no hay congresistas, por lo que tendremos que hacernos una imagen de nuestro público objetivo para poder tomar las mejores decisiones organizativas.

Nuestro objetivo como organizadores deber ser el mismo que el de nuestros congresistas y sólo así seremos capaces de crear un encuentro que sea capaz de captar la atención de los asistentes y en el que todos salgamos contentos.

Sabiendo cuál es el tema que habremos de debatir en el encuentro en cuestión y el perfil de nuestros asistentes, tendremos que conocer algunos detalles generales sobre el mismo para comenzar su organización.

En primer lugar, tendremos en cuenta si es la primera edición del congreso o si, por el contrario, lleva ya varias, pues en ese caso serán aplicables las tradiciones, costumbres y antecedentes que se hayan desarrollado hasta la nueva convocatoria.

2. Naturaleza del congreso

A continuación, se hace necesario saber la naturaleza del encuentro y de quien lo impulsa, pues no es lo mismo un congreso científico organizado por un centro de investigación o una universidad, que uno desarrollado por un colegio o colectivo profesional que uno dirigido por una asociación o entidad privada.

Cada uno tiene sus propias fórmulas y condicionantes y habrá que tenerlas muy en cuenta.

3. Entidad geográfica

También debemos decidir la entidad geográfica que queremos darle a nuestro congreso, ya que éste puede ser local o regional si nos dirigimos a una comunidad pequeña y muy localizada, nacional si queremos darle un carácter estatal, o internacional si esperamos la asistencia de personas de diferentes países.

Este es el caso de XVIII Congreso Internacional de Ceremonial y Protocolo, evento internacional que organizaremos desde la Escuela Internacional de Protocolo. y que tendrá lugar en la primavera del 2022.

4. Fecha y lugar

Conociendo todo lo anterior debemos de buscar fecha y lugar.

Aunque hablaremos más en profundidad sobre la elección de sede más adelante, es muy importante que sepamos analizar bien los puntos fuertes y débiles de cada opción que estudiemos.

Cuestiones como transportes, instalaciones, infraestructuras y demás son esenciales en nuestra decisión final de lugar.

Para elegir la fecha, tenemos que mirar muy bien evitar coincidir con determinadas festividades tanto nacionales como locales, la realización de otros actos que puedan interferir con nuestra organización o incluso si se espera una convocatoria electoral para la época que estemos barajando en los lugares que tengamos en estudio.

5. El programa

Por si fuera poco, también debemos hacer un boceto de programa del acto en el que tengamos muy en cuenta la metodología que vayamos a desarrollar, ya que no es lo mismo un congreso de puras ponencias magistrales, a otro en el que se busque una mayor interacción social.

Con todo esto en mente y teniendo en cuenta las particularidades de cada congreso, aplicaremos una serie de técnicas que aglutinaremos en esta guía rápida de organización de congresos de la cual hoy lanzamos el primer artículo.