Próximas tendencias en el sector de la organización de eventos

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¿Te interesa el mundo de la organización de eventos? ¿Quieres conocer hacia dónde se dirige el sector?

Entre las profesiones que más crecen en España, según un informe publicado por LinkedIn el pasado 18 de enero, se encuentra la de responsable de Planificación Estratégica. Entre sus funciones y responsabilidades están las de diseñar, implementar y supervisar las estrategias y acciones que toda empresa e institución debe aplicar para cumplir con sus objetivos.

El sector de la organización de eventos, en consecuencia, tiene cada vez más valor como estrategia para la construcción de marcas.

La pandemia ha puesto de manifiesto que todos los tipos de eventos en general y los híbridos en particular, cobran fuerza ya que tienden a estar dirigidos a más personas que forman parte de los públicos objetivos que toda entidad persigue alcanzar dentro de su estrategia de comunicación.

Es obvio que los eventos híbridos abren la puerta a impactar a un mayor número de personas, y si además se tienen en cuenta varios condicionantes a la hora de diseñarlos, desarrollarlos y ejecutarlos el éxito es aún mayor.

Si nos preguntamos cuáles son las próximas tendencias en el sector de los eventos, debemos previamente considerar también cuáles son los condicionantes que nos conducirán a cumplir con los objetivos y lograr el éxito más allá de estrechar lazos con los asistentes -físicos o virtuales- a los mismos. Cabe destacar que:

  • La organización de eventos virtuales, presenciales o híbridos es tecnología: aplicaciones, streaming, realidad vitual, gamificación, 3D, avatares, etc. han venido para quedarse y evolucionar.
  • La organización de eventos debe ser cada vez más experiencial, inmersiva, interactiva y participativa, por lo que es preciso generar contenido y conectar de manera personalizada con cada asistente.
  • La organización de eventos es creatividad y originalidad.

Y con todo ello, la medición del resultado de todo evento es sin duda imprescindible.

A estas alturas resulta obvio que los retos son cada vez mayores en el sector de la organización de eventos. También en cuanto al engagement o compromiso entre las empresas e instituciones y sus públicos objetivo.

No obstante, los eventos híbridos son un buen apoyo para lograr personalizar un evento como experiencia única para cada uno de los asistentes al mismo tiempo más que simplemente una alternativa estratégica.

El invitado al evento es el protagonista

El evento, si es emocional, será viral. El invitado ya no se limita a ver y escuchar. Ahora debe actuar siendo protagonista y, aunque el uso de apps está muy extendido, el reto en la organización de eventos está en lograr la interacción en redes sociales de los invitados en tiempo real, erigiéndose así en generadores de contenido.

Esta interactividad permite observar in situ el comportamiento de los asistentes y su grado de compromiso y satisfacción con el evento, por lo que se traduce también en una excelente herramienta de evaluación del mismo.

Y junto al uso de las aplicaciones y redes, que ya están en marcha, la realidad virtual y la gamificación son un valor añadido que ofrecer al invitado del evento; más aún cuando herramientas como el streaming suponen una apertura y no una barrera. Todo ello redunda en una gran ventaja: monitorear en tiempo real.

El enfoque de un evento, más allá de lo obvio como los objetivos y estrategias de comunicación de las empresas e instituciones, es el asistente al mismo.

En los tiempos actuales, el sector de la organización de eventos debe escuchar qué piensa el invitado y qué ideas aporta para tenerlas en cuenta en el próximo encuentro y para cuidar la generación de contenidos hasta el punto de, en el siguiente evento, segmentar todavía más los mismos para cada invitado a nuestro evento.

Los invitados al evento cambian el mundo

Terminamos con esta aproximación a lo que pueden ser las próximas tendencias en el sector de la organización de eventos. No sin antes reflejar la importancia que cada vez más el asistente a los mismo concede, sin perjuicio de todo lo anterior, a sentir en primera persona que es una pieza clave de la Responsabilidad Social Corporativa de las empresas e instituciones.

Su grado de satisfacción también aumentará si siente que el evento contribuye a mejorar el mundo a través de causas sociales, sostenibilidad, ecología, responsabilidad, inclusión, adaptabilidad, diversidad, seguridad, bienestar, reutilización y salud, entre otros muchos factores.

Queda claro, en definitiva, que:

  • La organización de eventos se reinventa y con éxito notable.
  • Los eventos híbridos son una oportunidad.
  • Se pierde en parte el contacto físico, pero se gana interactividad y medición.
  • Combinar lo físico y lo virtual forma parte del trabajo del responsable de Planificación Estratégica.
  • No es pues casualidad que LinkedIn sitúe esta profesión entre las 20 con mayor auge en España. Profesión que, sin duda, pone el valor los estudios en Protocolo y Organización de Eventos como los que oferta la Escuela Internacional de Protocolo.

Esta reinvención es la que hemos llevado a cabo desde la EIP en la organización del próximo XVIII congreso Internacional de Protocolo que tendrá lugar los días 26, 27 y 28 de abril en la ciudad de Granada. Descubre mucho más de este encuentro híbrido lleno de sorporesas en: www.congresodeprotocolo.com

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