Guía para trabajar organizando eventos

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¿Te imaginas postular a una oportunidad laboral de cirujano sin saber cirugía? ¿Y a Chef sin saber cocinar? ¿Qué hay de arquitecto?, ¿Te atreverías a hacer los planos para construir una vivienda sin saber dibujo técnico? Lo más probable es que tu respuesta sea no, y que estas preguntas te hayan resultado demasiado obvias. Sigue leyendo si quieres trabajar organizando eventos.

Ahora bien, ¿Estarías dispuesto a organizar un evento sin tener conocimiento técnico sobre cómo hacerlo? Probablemente la respuesta en este caso no sea tan clara. Quizá depende de si el evento es el 60 cumpleaños de tu madre, la Baby Shower de tu mejor amigo o una Cumbre de la OTAN.

Después de leer esta reflexión muchos pensaréis que no es lo mismo operar que organizar un evento ya que las consecuencias de hacerlo mal tienen niveles de gravedad muy diferentes. Ante esto os digo, ¿Y si hubiese alérgenos en la comida del cumpleaños?, ¿Y si se le cae en la cabeza la piñata del Baby Shower a algún invitado?, o ¿Y si unas ráfagas de viento se llevasen por delante las banderas colocadas para la foto de familia de la cumbre?

En estos casos, tu madre podría acabar bastante enferma en el hospital, tu amigo con un dolor de cuello importante y alguno de los jefes de estado de la cumbre con una bandera pinchada en la cabeza.

Muchos profesionales de este sector vemos cada día cómo eventos mal organizados se llevan por delante la buena imagen de empresas reputadas, la ilusión de un equipo o, en el peor de los casos, la salud de los participantes.

Y es que parece que un evento lo puede organizar cualquiera independientemente de su recorrido previo y sus conocimientos; ahora bien, si estás en nuestro blog y has llegado hasta aquí es porque sabes que organizar un evento no es tarea sencilla. Y bien, ¿Cuál es la fórmula secreta para ser un profesional de los eventos que las empresas quieran contratar? Te la contamos.

Aprender y prepararse

Incluso en un ámbito tan de “hacer” como el nuestro, la preparación es básica. Tener una base teórica sobre la que fundamentar nuestra práctica es crucial. Saber qué legislación tengo que seguir en un acto con autoridades, conocer los tipos de pantallas que puedo poner en un evento al aire libre, manejar con soltura los tipos de mesa que se pueden utilizar en un banquete, o saber elaborar un plan de comunicación que enseñe mi evento al mundo y lo lleve más allá de la efimeridad del momento, son cuestiones fundamentales en esta profesión.

Pero no nos confiemos, no todo es tener una buena base teórica. La verdadera clave es saber poner en práctica lo aprendido. La clave es testear, acertar, fallar y mejorar. Todo esto se debe aprender, como decimos en La Escuela Internacional de Protocolo, haciendo.

Sí, aprender haciendo.

Y es que de nada nos sirve saber mucha teoría si no tenemos la destreza de aplicarla a la vida real, ni tener mucha práctica si no tenemos los recursos técnicos necesarios para hacer frente a un imprevisto en un directo. En eventos, la teoría sería el huevo y la práctica la gallina, ¿o la práctica el huevo y la teoría la gallina?

Formación académica en organización de eventos

Estos son algunos de los estudios a los que puedes acceder para formarte como organizador de eventos y conseguir tu primer trabajo:

Estudios superiores:

Carrera Universitaria de Publicidad y Relaciones Públicas
Carrera Universitaria de Protocolo y Organización Eventos
Carrera Universitaria de Marketing y Comunicación
Máster en Protocolo y Organización de Eventos

Formación Profesional de Grado Superior:

Grado Superior en Agencias de Viajes y Gestión de Eventos
Grado Superior en Marketing y Publicidad
Grado Superior en Asesoría de Imagen Personal y Corporativa

Cursos online para ser organizador de eventos:

Especialista Online en Protocolo y Organización y Producción de Eventos

Especialista Online en Protocolo, Comunicación y Marketing para Eventos

Especialista Online en Protocolo de Empresa

Especialista Online en Wedding Planner y Protocolo en las Relaciones Sociales

Especialista Online en Protocolo Oficial Español

Buscar trabajo como organizador de eventos

Podemos ser unos eruditos sobre la teoría y la práctica en los eventos y no tener éxito en lo profesional.

¿Cómo es esto posible os preguntaréis? Muy sencillo. Muchas personas, en especial, muchas personas jóvenes, en el momento de incorporarse al mercado laboral sienten inseguridad y no se dan a conocer.

Ante esta situación, desde la EIP siempre hacemos la misma reflexión: puedes ser un dinosaurio esperando pacientemente a ser descubierto por algún arqueólogo, o puedes ser una semilla empujando con todas sus fuerzas para sacar la cabeza por encima del terreno para que todo el mundo te vea.

De ambas formas es probable que algún ser humano te acabe descubriendo, pero siendo un dinosaurio tardarán mucho y estarás al amparo de los demás. Además, si te descuidas y pasas mucho tiempo bajo tierra, te puedes quedar un poco fosilizado y te costará moverte. Sin embargo, si eres una semilla podrás disfrutar de ir creciendo dentro de tu ecosistema, podrás ver días soleados y lluviosos y aprenderás a adaptarte a diferentes condiciones y estarás a la vista de tus potenciales empleadores desde el primer día que saques la cabeza por encima de la tierra.

La gran mayoría lo tienen claro, quieren ser una semilla. Ahora bien, ¿Cómo lo hago?, ¿Cómo consigo sacar la cabeza por encima de la tierra y empezar a crecer? La respuesta es clara: con una candidatura bien armada y una presencialidad impecable.

Una candidatura bien armada debe tener al menos dos documentos básicos: el currículum vitae y la carta de presentación.

Estos documentos deben de estar cuidados y pensados al milímetro. Deben tener una estructura gramatical y un vocabulario que los haga agradables y fáciles de leer. Además, una candidatura bien armada debe reflejar bien tu trayectoria y estar enfocada hacia tus objetivos profesionales.

Otras herramientas como un buen perfil de Linkedin, un elevator pitch curado, destreza a la hora de realizar procesos de selección o incluso tener un CV web, contribuyen a la solidez de una candidatura.

Bien, esto parece fácil, pero, ¿a qué nos referimos con una presencialidad impecable?

Parte del proceso de aprender y prepararse para trabajar en eventos implica hacer prácticas profesionales.

Como en todas estas prácticas deben comenzar siendo sencillas para ir poco a poco haciéndose más complejas.

Todo buen director de organización de eventos ha trabajado como auxiliar en sus inicios, o como azafato y ha ido conociendo los diferentes engranajes de la organización del evento hasta entenderlos todos y poder orquestarlos.

Pues bien, la forma de trabajar en persona en este tipo de oportunidades y la forma de presentarse a futuros empleadores en este tipo de prácticas es crucial. Es una oportunidad única para empezar a demostrar algunas de las cualidades que nuestros jefes querrán ver en nosotros cuando nos contraten y de las cuales hablaremos en profundidad más adelante.

Conseguir trabajo como organizador de eventos

Una vez estamos preparados y sabemos cómo presentarnos es el momento de unirlo todo y ponernos a buscar ese trabajo.

Seguro que habéis escuchado eso de “buscar trabajo es un trabajo en sí mismo” y es que es una gran verdad que no me cansaré de repetir. Y como en cualquier trabajo, buscar trabajo debe tener un horario, unos objetivos y una organización.

Antes de lanzarnos a contactar a posibles empleadores, es importante tener algunas ideas claras. Algunos ejemplos son: pensar en qué nos satisface a medio y largo plazo, buscar las herramientas que nos permiten llegar a ello, elaborar un plan de acción realista, priorizar la calidad, tener una base de datos estructurada y al día o hacer contactos efectivos.

Existen diversos métodos para buscar trabajo, unos ponen el acento en la creación de contacto y el networking, otros en la búsqueda de la oferta ideal, otros en el proceso de selección, etc.

Desde EIP, si bien proporcionamos a nuestros alumnos con algunos de estos métodos como herramientas útiles en la búsqueda de empleo, preferimos poner el acento en la actitud a la hora de buscar trabajo.

En base a lo anterior, podemos pensar en dos maneras de búsqueda de empleo, la forma activa y la reactiva.

La reactiva implica reaccionar a una oferta ya existente. Una empresa publica una oportunidad y yo aplico enviando mi candidatura. Es la forma más común y es, sin duda muy efectiva, no obstante, no es la única manera.

El formato activo implica investigar y postular voluntariamente a empresas o personas que no necesariamente tienen una oferta de empleo publicada. Para ello, en muchas ocasiones, debemos saber mostrar nuestro valor como organizadores de eventos o como expertos en Protocolo.

Somos organizadores de eventos y como tal, es importante que busquemos y generemos nuestras propias oportunidades.

Trabajar bien y actualizarse

La seriedad y la profesionalidad en esta profesión son indispensables, un buen profesional con el que un cliente volverá a contar es aquel que proporciona un trabajo bien hecho y que soluciona problemas.

Organizar eventos es un trabajo complejo. Requiere orquestar diversos equipos de trabajo con funciones y objetivos diferentes de forma que se engranen a la perfección. Por ello, el sector de los eventos es social por definición, y requiere una serie de cualidades personales y profesionales muy concretas para poder realizar bien nuestro trabajo. Os dejamos algunas de las más importantes englobadas dentro de lo que denominaríamos Soft Skills:

– Habilidades comunicativas

Los buenos organizadores de eventos deben tener unas habilidades comunicaciones excepcionales, deben poder hablar con clientes, altos ejecutivos, asistentes, proveedores, patrocinadores y demás actores implicados con soltura para asegurar que cada persona sabe su función y su objetivo para el correcto funcionamiento del evento.

– Creatividad

Organizar un evento es contar una historia. Es entender las necesidades de comunicación del cliente y crear un espacio y un momento que transmita ese mensaje o esa historia. Además, hay que hacerlo respetando los deseos del cliente y es que, en muchas ocasiones, si el cliente quiere un albaricoque gigante en el escenario, tenemos que encontrar la manera de ponerlo. Para esto debemos trabajar la creatividad constantemente y mantenernos actualizados para que nuestras ideas no queden desfasadas.

– Resolución de problemas

El organizador de eventos cuando llega el directo, se convierte en un solucionador de problemas. Sí, todos los eventos están o deberían estar organizados a la perfección, pero los eventos los creamos para las personas y las personas somos impredecibles.

Hasta (Dios nos libre) el día que creemos eventos para ordenadores, los organizadores deberemos estar preparados para resolver imprevistos. El asistente que trae un invitado de más, el ponente díscolo que se sienta en el lugar de otro asistente, el rayo de luz que entra por la ventana directo a cegar a tu invitado de honor o la decisión de evacuar un evento o no en caso de emergencia, son imprevistos que nos pondrán en modo solucionador de problemas y que en muchas ocasiones como si de medicina de guerra se tratase, generarán soluciones que no se nos hubiesen ocurrido en una situación normal y que serán la clave del éxito en otras ocasiones.

– Discreción

Tanto en eventos como en protocolo la discreción es crucial, especialmente cuando surgen imprevistos. Un buen organizador resuelve imprevistos sin correr, sin acalorarse y sin que ninguno de los presentes se dé cuenta. Un buen organizador de eventos supervisa un evento sin que se le vea, casi mimetizándose con la escenografía de modo que el foco de atención esté siempre sobre el mensaje.

– Actitud multitarea

Son tantos los engranajes que deben fluir para que un evento sea exitoso que en muchas ocasiones los organizadores nos vemos haciendo tareas que inicialmente no corresponden. Somos todos parte del mismo barco, ante la tormenta da igual quien sea marinero y quien sea capitán, somos todos tripulantes y tendremos que remar.

Cuando un evento está a punto de comenzar y se ha manchado el suelo hay que limpiarlo, cuando se ve una cuerda en el plano que saldrá en televisión hay que encontrar una tenaza y cortarla, o cuando el invitado de honor necesita un paracetamol hay que buscar una farmacia y conseguirlo. Todo sin descuidar las tareas habituales que teníamos previstas.

– Detallismo

Prestar atención a todos los detalles es fundamental. El buen organizador de eventos debe prestar atención hasta al más mínimo detalle, tan importante es que el café en una reunión de empresa esté caliente, como que las banderas estén bien colocadas en un acto oficial, o que los artistas estén bien atendidos y lleguen a su escenario en un gran festival de música.

– Aguante

Sí, aguante. Un buen organizador de eventos debe tener la capacidad de mantener prolongadamente un esfuerzo físico y mental muy exigente. El aguante, es especialmente importante en el directo. Dependiendo del tipo de evento, el directo puede durar más o menos tiempo. Una presentación de producto es un evento corto si lo comparas con un festival de música de fin de semana o una competición deportiva de una o varias semanas.

No obstante, un evento no es sólo el directo que disfrutan los asistentes, lleva muchos meses de preparación que se intensifican en los días previos y un análisis de resultado exhaustivo nada más terminado el directo. Por todo ello la capacidad de aguante y de esfuerzo es vital para un organizador de eventos profesional.

– Trabajo en equipo

Como hemos mencionado en varias ocasiones, un evento se compone de múltiples engranajes y la labor del organizador es conseguir que funcione de forma fluida. Aunque hagamos un trabajo digno de ganarse una plaza en el Olimpo, no somos dioses y por tanto no somos omnipresentes. La importancia de saber trabajar en equipo y tener un equipo basado en la confianza y en el que se pueda delegar es clave en la organización de eventos.

Además de masterizar estas y otras cualidades, es importante enfatizar la necesidad de actualizarse. Un buen organizador de eventos debe ser una persona reflexiva y en constante aprendizaje. Evaluar los resultados de cada punto del proceso en la organización de un evento de forma reflexiva y autocrítica es fundamental para nuestro crecimiento y mejora contínua cómo profesionales.

Preguntarse ¿qué ha fallado y por qué?, ¿qué ha sido un éxito y por qué?, o ¿qué ha faltado o qué ha sobrado?, son algunas preguntas básicas para este ejercicio de evaluación, reflexión y autocrítica.

Estar actualizado y conocer los eventos que se desarrollan en el mundo es de gran ayuda tanto en las fases iniciales como en las fases medias como el en directo de un evento. Y ¡mucho ojo! Porque de igual manera que podemos cometer el riesgo de convertirnos en un dinosaurio enterrado si no tenemos el valor de presentarnos al mundo en nuestros inicios profesionales, podemos estar ante el riesgo de convertirnos en un dinosaurio fosilizado en un museo a lo largo de nuestra carrera profesional si no nos actualizamos.

Descansar 

Finalmente, pero no por ello menos importante es necesario el descanso. La organización de eventos es una profesión muy demandante de energía y concentración, además de muy sufrida y muy cansada.

En los momentos más estresantes de los días previos y los días del evento descansar puede parecer antinatural o en contra del sentido común, sin embargo, no hacerlo puede ser contraproducente.

Descansar ayuda a ver las cosas con claridad, a mantener una mente fría capaz de resolver imprevistos y sobre todo a tener una buena cara y un buen humor para atender a clientes, invitados, trabajadores, proveedores ya todas las personas que ya sea organizando o disfrutando forman parte de nuestro trabajo.

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