Vivimos inmersos en un mundo digital en el que las tecnologías lo mueven todo y la inteligencia artificial cada vez avanza más, y el protocolo no solo no se escapa de esta nueva realidad, sino que precisa urgentemente una readaptación en la que poder seguir operando también en el mundo virtual, aprendiendo a desarrollar eventos con la misma eficacia, pero en un ámbito completamente distinto.
La importancia del protocolo en eventos virtuales: claves para el éxito en la era digital
Los eventos, aunque ahora también puedan hacerse de manera digital y online, siguen necesitando de una serie de normas y pautas que solo los profesionales pueden proporcionar, pues son los que están capacitados para llevar a cabo un evento hacia el éxito sea cual sea su escenario. Pero para poder seguir ejerciendo también en este ámbito, el profesional del protocolo debe saber adaptarse y cumplir con una serie de claves:
Eficiencia y cuidado de los detalles
Cuando un protocolo se establece adecuadamente, no solo el evento se vuelve más viable, sino que aumenta también su credibilidad ante la audiencia. Por eso, que un evento sea digital no significa que el profesional no tenga que mostrar el mismo cuidado por la preparación de todos los detalles y por el público, pues además este suele ser mucho mayor al no existir barreras entre países, salvo las estrictamente idiomáticas. Esto quiere decir que tendrán que tenerse otros factores en cuenta muy importantes, como la cultura y el país de todos los participantes o sus diferencias horarias con la sede de la organización.
Claridad en estructura y desarrollo
El protocolo en los eventos virtuales debe ser capaz de proporcionar una estructura clara y concisa sobre el desarrollo del evento, detallándose cosas como la secuencia de presentaciones, el espacio para ruegos y preguntas o los tiempos de intervención, y esto es muy importante porque hace posible que la experiencia sea mucho más fluida y asequible para todos los participantes, promoviéndose al mismo tiempo la comunicación entre los diferentes roles.
Soluciones de problemas e interacciones
Es muy importante darle siempre a la audiencia en un evento la posibilidad de participar y de interactuar de diversas maneras, pero aún lo es más en los eventos virtuales, donde la comunicación entre las partes puede ser mucho más desafiante. Por eso el protocolo en los eventos digitales debe estar muy bien definido, con normas claras para la participación o pautas para solucionar los problemas técnicos y de conexión que puedan surgir, evitando así un impacto negativo en la audiencia que pueda arruinar el evento.
Importancia de marca y feedback
Y es que será ese protocolo y esa organización lo que cale en los asistentes y en la forma en la que perciban el resultado final del evento, inclinado la balanza más hacia el lado positivo o hacia el negativo. Un buen plan de marketing y un buen protocolo son por ello fundamentales para mantener en alto la imagen de la institución, empresa o marca en cuestión, así como su nivel competitivo y de excelencia dentro de su sector.
Seguimiento tras la realización del evento
Los cambios inesperados pueden ser mucho más comunes en los eventos digitales, y por eso un buen protocolo debe saber adaptarse y readaptarse en pequeños espacios de tiempo a lo que pueda pasar, mejorando la experiencia de la audiencia. Una vez finalizado el evento deberán analizarse todas esas cuestiones inesperadas que hayan tenido lugar, de haberlas, al igual que el feedback de los participantes, pues esto será esencial para poder mejorar en el futuro.
Nuevas normas de etiqueta en eventos virtuales: cómo adaptarse a la virtualidad
Al igual que el profesional del protocolo debe ser capaz de adaptarse a los nuevos tiempos y a los nuevos espacios con eficiencia, debe conocer el uso de las nuevas normas y etiquetas del entorno virtual. Pero, ¿en qué consisten exactamente esas nuevas etiquetas y prácticas para una buena experiencia en los eventos virtuales?
- Ensayos, pruebas de conexión y capacidad de manejo de las herramientas digitales.
- Vestimenta menos formal que en un evento presencial pero guardando cierta profesionalidad, sin olvidar el tipo de público al que vayamos a dirigirnos.
- Utilizar espacios decorados de manera neutra o fondos de pantalla que resulten limpios y profesionales, eligiéndose un logo de marca sencillo siempre que sea posible.
- Hablar y dirigirse a la audiencia de una manera clara, según la agenda o la escaleta marcada, y explicando adecuadamente el evento y el propósito del mismo de manera fluida.
- Designar a un moderador para conducir y gestionar los tiempos del evento, que a menudo es el propio anfitrión del mismo, que sepa mantener una buena comunicación a cámara o sepa gestionar preguntas y respuestas en un chat de forma rápida y eficiente.
- Conocer también otras herramientas, como pueda ser la de Microsoft Teams u otras de encuestas para recoger opiniones casi en tiempo real, pues esto también ayudará al análisis posterior del evento y a un desarrollo mucho más satisfactorio de todo el proceso.
- Se recomienda en este sentido estar al día de todas las tecnologías y plataformas disponibles, así como estar bien informados sobre políticas de privacidad y seguridad online para proteger el evento y también a los asistentes.
Protocolo y tecnología: la combinación perfecta para eventos virtuales exitosos
Asegurarnos de que un evento virtual sea igual de exitoso que uno presencial comienza por determinar muy bien a quién va dirigido, pues no debemos olvidar que este tipo de eventos mueven una audiencia mucho más alta e incluso internacional. Asimismo, debe tenerse muy claro también cuál es el objetivo de la empresa con el evento y si este concuerda bien con la marca. Otros aspectos a tener en cuenta pueden ser: el formato o la plataforma en la que se desarrollará el evento, el cronograma, el guión técnico, la realización de invitaciones virtuales a través de una buena y actualizada base de datos, los canales de publicidad o el sistema de conexión existente en el lugar desde el que se lanzará el acontecimiento.
En este sentido, deberemos decidir si será un coloquio, un debate, una conferencia, un seminario, una exposición…y si se permitirá participar al público o solo asistir como oyente. También deberemos decidir cuál será el mejor espacio para su retransmisión, como por ejemplo Facebook o YouTube Live, Zoom o Teams. El nombre elegido deberá ser atractivo y original, huyendo de terminologías demasiado vistas o repetitivas como “online”, pero indicando siempre muy bien al público en la invitación o en el anuncio la plataforma desde la que tendrá lugar y si esta requiere login de acceso, y pueden también incorporarse herramientas interactivas de gran utilidad como las encuestas, las salas de discusión o los chats, con los que poder fomentar la participación y enriquecer la experiencia.
Otros aspectos, como el de realizar ensayos previos o elaborar una escaleta para los “actores” que vayan a desarrollar el evento o hacer pruebas técnicas para evitar problemas en el directo pueden ser otras excelentes ideas para ir en la buena dirección y que el resultado final sea un éxito, al igual que agradecer la asistencia a todos los participantes una vez haya terminado.
La evolución del protocolo en la era digital: desafíos y oportunidades
Adaptar el protocolo tradicional a las nuevas demandas tecnológicas es un desafío, pero la propia tecnología nos ofrece un gran campo de herramientas capaces de hacer esta tarea lo más sencilla posible y con grandes resultados en cuanto a planificación y plazos de ejecución, pues podemos afinar mucho más todos estos aspectos que antes.
Sin duda, la transición de eventos presenciales a virtuales ha requerido un duro esfuerzo de adaptación y de conocimiento de las nuevas tecnologías y plataformas existentes, así como de sus mecanismos, posibles problemas o normas de participación, pero también ha permitido otras cosas mucho más positivas como la eliminación de las barreras geográficas o la reducción de costes y de logística, ampliando las posibilidades de expansión y de reconcomiendo de las marcas y en un tiempo récord.
Aunque otro de los grandes temas surgidos al hilo de los eventos virtuales es el de la protección de datos, que ha supuesto la implementación de nuevas normas y reglas de seguridad, privacidad y conducta, fundamentales para el mantenimiento de una buena imagen profesional de organizadores y marcas. En cualquier caso, en ser proactivos está la clave a la hora de enfrentarse a este desafío de la gestión de los eventos en línea y a sus nuevos protocolos, trabajando siempre con la mente abierta y buscando la mejor forma de enriquecer la experiencia del público.
Estrategias para mantener la elegancia y formalidad en eventos virtuales
Aunque el protocolo en el mundo virtual sea muy distinto al tradicional, aun así es importante mantener una cierta formalidad y elegancia con estrategias específicas que garanticen la calidad del evento y la reputación del evento.
Así, el establecimiento de unas normas de desarrollo y de participación durante el acto, una presentación bien estructurada o un buen control de los tiempos parecen cosas esenciales, pero también la puntualidad, la eficacia del moderador, unas intervenciones ordenadas, un buen tono de respeto y confianza, o unas bonitas y bien diseñadas invitaciones y unos agradecimientos finales, pueden marcar la diferencia en un evento haciendo que triunfe y sin renunciar del todo al protocolo tradicional y a las buenas formas.
El papel del anfitrión en eventos virtuales: claves para una buena organización
El anfitrión en los eventos virtuales, que puede ser una marca, una institución, un personaje importante o el director de una empresa de cualquier tipo, juega un papel importantísimo en el desarrollo del evento para garantizar la buena organización y el éxito del mismo, y a menudo es el que lo conducirá. Pero para que esto sea posible es crucial que se comunique de manera clara con los organizadores desde un primer momento, para poder trasladar adecuadamente sus deseos y objetivos.
Al actuar muchas veces también como moderador, deberá ser capaz de mostrarse en calma ante los problemas, interactuando con los participantes cuando sea necesario, respondiendo de manera rápida a las dudas o controlando los tiempos. Para estos será imprescindible también que se haya familiarizado previamente con la plataforma elegida para conocer todas sus funciones, así como nociones sobre el manejo de la cámara o del micrófono. En definitiva, ser una persona proactiva capaz de moverse entre la norma y las pautas, pero también en los imprevistos.
Protocolo virtual: consejos prácticos para garantizar una experiencia memorable
Por último, y si lo que queremos de verdad es que el evento sea un éxito y que los participantes sientan haber participado en una experiencia memorable, lo más importante de todo es conocer al público objetivo para reducir los márgenes de error al máximo y ofrecer algo personalizado que permita retener a los asistentes o que deseen volver en un futuro y repetir la experiencia. Para ello la precisión de los datos será esencial al inicio del plan de marketing previo al evento, así como la toma de decisiones estratégicas y bien razonadas.
También será importante atender a los detalles más pequeños y hacer que el diseño del entorno virtual sea atractivo y relajante, capaz de ofrecer una imagen absolutamente impecable con la que podamos ser recomendados y recordados. No olvidemos que el tiempo es lo más valioso del mundo y que, que alguien no se desplace a un lugar físico, no significa que no esté invirtiendo un tiempo de calidad en nosotros.