Qué se estudia para ser organizadora de eventos

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La función del organizador de eventos

En los últimos años, la necesidad de disponer de un servicio propio de gestión de actos internos y externos en las instituciones públicas y privadas ha hecho absolutamente necesario que nazca un nuevo profesional que, dominando las técnicas de las relaciones públicas y de la comunicación, realice una labor profesionalizada de la organización de los actos que organiza la institución en beneficio de los mensajes que se quieren transmitir.

El profesional de los eventos debe lograr también la consecución de los objetivos marcados en las estrategias globales de comunicación, ofreciendo al mismo tiempo una mejor imagen en sus relaciones sociales para conseguir transmitir la imagen adecuada de seriedad, empuje y proyección externa. 

En este entorno, donde prima la globalización de la economía, la enorme cantidad de información de la que podemos disponer, la evolución vertiginosa de los mercados, el establecimiento de alianzas, las intensas relaciones con clientes, proveedores, colaboradores y, todo ello, unido a la mayor vitalidad y dinamismo de la sociedad en general, se hace necesario el desarrollo profesional de un elemento fundamental en las relaciones internas y externas de la propia organización que haya adquiridos una serie de competencias en distintos ámbitos para que se pueda desarrollar en niveles de excelencia y pueda realizar un trabajo efectivo.

Competencias

Un profesional de la organización de eventos que quiera tener éxito en su gestión, deberá tener competencias no solo en las cuestiones específicas de su especialidad, sino en otros distintos niveles y ámbitos que en este caso, se centrarán en el conocimiento básico de disciplinas afines como son la Comunicación, el marketing, la relación pública y el protocolo, por un lado, y por otro en una serie de habilidades personales que le permitan trabajar en equipo y desarrollar la necesaria relación social en el ámbito laboral.

Qué hay que estudiar para organizar eventos

Las competencias específicas y especializadas del área de organización de eventos se podrían resumir en las siguientes:

ÁREA DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS

  • Sabe recoger un briefing y generar ideas
  • Es capaz de diseñar el concepto creativo de un evento
  • Conoce las necesidades de preproducción de un evento
  • Elabora y diseña el programa del evento
  • Desarrolla el cronograma de trabajo para un evento
  • Sabe distribuir las tareas y planificar del tiempo
  • Diseño del plan de financiación de un evento
  • Gestiona y elabora el presupuesto de un evento
  • Conoce la estructura funcional de una agencia de organización de eventos
  • Elabora y diseña invitaciones, cartas o std
  • Gestiona bases de datos de invitados (elaboración, gestión, confirmaciones)
  • Maneja de forma fluida programas de diseño como photoshop, sketchup o visio
  • Gestiona contratación y necesidades de celebrities y VIPS
  • Conoce las necesidades de seguridad específicas de un evento
  • Conocer las necesidades de accesibilidad y sostenibilidad de un evento

COMUNICACIÓN-MARKETING Y RELACIONES PÚBLICAS

  • Conocimiento de las necesidades técnicas de los medios de comunicación en un evento
  • Conocimiento de la estructura, funcionamiento interno y rutinas de los medios
  • Gestión de las redes sociales en los eventos
  • Elabora y gestiona convocatorias de prensa, notas de prensa y dosieres informativos
  • Elabora y diseña discursos y otros documentos informativos
  • Desarrolla y establece un plan de comunicación
  • Establece estrategias de Relaciones Públicas

ÁREA DE PROTOCOLO

  • Establecimiento y diseño de presidencias protocolarias
  • Ordena y gestiona protocolariamente de invitados
  • Conocimiento y aplicación de la normativa protocolaria oficial
  • Conoce la realidad institucional del país
  • Conoce las normas de etiqueta y su correcta aplicación
  • Es capaz de elaborar un manual interno de protocolo empresarial
  • Aplica el ceremonial adecuado a cada acto

HABILIDADES PERSONALES Y DIRECTIVAS

  • Proporciona soluciones apropiadas y justificadas a problemas concretos
  • Gestiona y lidera equipos de trabajo
  • Toma decisiones y asume responsabilidades en su gestión y ejecución
  • Conoce la importancia de entender el contexto socioeconómico de un evento
  • Domina la lengua inglesa
  • Tiene capacidad de empatía (Capacidad empática y asertiva)
  • Puesta en práctica y desarrollo de habilidades sociales y personales en el ámbito laboral

Para la adquisición de estas competencias se hace necesario establecer un sistema de aprendizaje reglado y con una metodología aplicada a las características de estos estudios en la que prime más que el memorizar la necesidad de realizar pensamientos lógicos y fomente la investigación y el análisis, por medio de un progreso adecuado.

 

Estudios universitarios en protocolo y organizacion de eventos

 

Qué opciones existen para lograr un título profesional 

Hay varios formatos para enfrentar este proceso en función de los conocimientos previos de la persona que quiere estudiar esta apasionante disciplina:

ESTUDIOS UNIVERSITARIOS EN PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 

Las titulaciones superiores o universitarias son aquellas a las cuales se accede tras finalizar el Bachillerato o la Prueba de Acceso a la Universidad.

Este tipo de programas formativos tienen una mayor duración y preparan al alumno desde los primeros cursos para ingresar a un mercado laboral cada vez más feroz y competitivo.

En el caso de la EIP, el programa de la Carrera Universitaria en Protocolo y Organización de Eventos ofrece a los alumnos la posibilidad de estudiar 3 años en España y un último curso en una de las 6 universidades extranjeras con las que se mantiene un convenio de colaboración educativo.

Durante esos 3 primeros años, los alumnos superan la Titulación Superior en Organización de Eventos, Comunicación y Protocolo propia de la EIP y el 4º año obtienen la titulación oficial de Bachelor of Honours expedido por el Ministerio de Educación del país en el que lo cursen y que estará enfocado en una de las especializaciones que ofrecen dichas universidades extranjeras: marketing para eventos, producción de eventos en vivo, organización integral de eventos o branding y diseño, entre otros.

El plan de estudios de la Titulación Superior en Organización de Eventos, Comunicación y Protocolo se desarrolla a lo largo de tres cursos académicos en los que los alumnos van adquiriendo, de forma paulatina, las competencias profesionales técnicas y teóricas necesarias para afrontar con éxito los retos actuales del mercado profesional.

Las diferentes asignaturas que conforman el plan de estudios están diseñadas y estructuradas para ofrecer una formación integral, por lo que están distribuidas en tres grandes áreas del conocimiento: Organización de Eventos, Comunicación y Protocolo, todas con el objetivo fundamental preparar al alumno para trabajar en una de las profesiones con más futuro del panorama actual, la del event planner.

El objetivo fundamental de la metodología docente que seguimos en la Escuela Internacional de Protocolo tiene como eje fundamental convertir las aulas en “laboratorios profesionales” en los que los alumnos tienen la oportunidad de aproximarse a la realidad del sector afrontando y resolviendo, de forma colaborativa, proyectos y supuestos prácticos a través de experiencias reales con profesionales en activo que aportan sus casos y los comparten de forma colaborativa con los alumnos.

De esta forma, los alumnos adquieren los conceptos técnicos y teóricos y las competencias profesionales en un entorno académico y profesional que aúna las necesidades profesionales con las personales.

Como hemos apuntado, el plan de estudios desglosa sus contenidos en asignaturas que cubren cada una de las áreas que apuntamos:

Materias de organización de eventos

En el ámbito de la organización de eventos se engloban asignaturas como Técnicas de Organización de Eventos (1º), Planificación (1º) y Producción de Eventos (2º) en las que el alumno comienza conociendo los conceptos fundamentales (contexto y concepto de evento, definición y concepto de anfitrión, presidencias, etc.) y las técnicas básicas para la organización de eventos (elaboración y gestión de invitaciones, técnicas de ordenación, programación, etc.).

Por otro lado, en el ámbito de la planificación, los alumnos trabajan en base la comprensión, análisis y respuesta de un briefing que les permite comenzar a establecer una correcta planificación de los actos, así como a diseñar e implementar las estrategias y definir los modelos básicos de organización en un evento.

Además, estas materias se ven reforzadas en cursos superiores con asignaturas como Creatividad en los eventos (3º) o Escenografía para Eventos (3º) que acercan al alumno al perfeccionamiento del establecimiento de un concepto creativo en el evento, así como su implementación escenográfica real.

El objetivo es que, además de entender las necesidades técnicas y conceptuales a la hora de diseñar un evento el alumno entienda que lo más importante es “generar emociones” capaces de llegar a nuestros públicos de forma directa y eficaz.

Una parte esencial en la formación competencial de un futuro event planner es la formación en el ámbito de la producción de eventos; entender las fases de la producción de un evento, así como el organigrama funcional del equipo de producción y las áreas en las que trabajan (técnica, audiovisual, artística, etc.).

Conocer las necesidades y características específicas en el ámbito de la producción para cada evento, así como dominar sus técnicas y recursos son parte esencial del perfil profesional de un buen organizador de eventos.

Además, todas estas asignaturas están orientadas a que el alumno conozca la realidad de la industria de los eventos en España y en el mundo, así como, quién es quién, en definitiva, conozca el “campo de juego” y los actores principales del sector profesional. Las asignaturas Taller Colaborativo (1º) y Taller de Creación de Agencias (2º), los alumnos comprenden y entienden las necesidades del sector además de entender la estructura orgánica y funcional de una agencia de organización de eventos.

Áreas específicas 

Una vez que los alumnos entienden las estructuras, modelos, técnicas y otros elementos básicos de organización, planificación y gestión de eventos, el plan contempla asignaturas destinadas a la especialización en determinadas áreas o sectores.

Los eventos relacionados con el deporte como campeonatos deportivos, ceremonias u otras competiciones especializadas  en  Taller de Eventos Deportivos (3º); los eventos institucionales que desarrollan los organismos y autoridades públicas en Taller de Eventos Oficiales (2º), conciertos, festivales, exposiciones y en Taller de Eventos Culturales (3º), los actos empresariales y corporativos como juntas generales, acciones de team building, presentaciones, etc. en Taller de Eventos Corporativos (3º) o las bodas y otros eventos sociales en  Taller de Eventos Sociales y Wedding Planner (2º). Todas estas asignaturas, como sus denominaciones indican, siempre en un modelo metodológico, eminentemente práctico y colaborativo que acerque a los estudiantes al mercado laboral.

Área de comunicación 

En el ámbito de la comunicación; el objetivo fundamental que persiguen las materias de esta área es que los alumnos (futuros profesionales) entiendan al evento como un pilar básico de la estrategia de comunicación. Comunicación en los eventos (1º) en la que los alumnos conocen y entienden la necesidad de comunicar a través del evento.

Para ello deben conocer el panorama mediático nacional e internacional, así como conocer las rutinas de los periodistas, sus novedades y los documentos y estrategias que se deben implementar en un gabinete de prensa eficaz.

En otras asignaturas de esta área como Comunicación Corporativa (3º) o Marketing Digital (3º) el alumno entenderá la necesidad de establecer, diseñar e implementar una estrategia de comunicación tanto en los medios de comunicación “tradicionales” como en los nuevos medios, plataformas digitales, redes sociales y otros instrumentos de comunicación.

En esta área formativa, también se incorporan las competencias necesarias en el ámbito de las Habilidades de Comunicación (1º) y la Presentación de Proyectos (1º). La formación de un event planner debe completarse con estos conocimientos que permitan a los estudiantes desarrollar las habilidades y competencias necesarias para defender sus ideas y proyectos de forma eficaz y profesional.

Las soft-skills 

La destreza en la oratoria y en la comunicación oral y escrita debe estar acompañada de otras habilidades Soft Skills (2º) que completen al alumno en sus capacidades de liderazgo, gestión de equipos, asertividad y otras cualidades que lo conviertan en un verdadero líder y buen gestor.

El sector MICE cuenta con varias asignaturas específicas como Organización de Congresos (3º) y Convenciones, Ferias y Exposiciones (3º) que dotan al alumno de los conocimientos técnicos y teóricos necesarios para comenzar a desarrollar su futuro profesional en un sector que está en pleno desarrollo y auge económico.

La organización de convenciones de todo tipo, ferias comerciales o exposiciones turísticas son, en la actualidad una parte importante de la realidad profesional.

Finanzas para la gestión de eventos

El plan de estudios se completa con asignaturas como Economía y Presupuestos (1º) que ayudan al futuro profesional a entender los aspectos presupuestarios y de financiación, así como la obtención de recursos financieros.

La gestión presupuestaria es fundamental ya que muchos de los alumnos tienen posibilidades de terminar ejerciendo de productores y el trabajo con los proveedores y los ajustes presupuestarios se hace fundamental. Elaboración y gestión de presupuestos, patrocinios, mecenazgos incluso técnicas de negociación con proveedores son ejes esenciales en materias como Taller de Producción (2º).

Legislación de protocolo

Por último, el área competencial y profesional del Protocolo se desarrolla con materias como Legislación Protocolaria (1º) donde los alumnos aprenden, sobre todo, a buscar, conocer e interpretar las normas oficiales sobre precedencias, símbolos y premios de todos los órdenes jerárquicos del Estado asís como su correcta aplicación en los diferentes eventos.

Además, el alumno conocerá las técnicas de programación en el ámbito institucional, así como los diferentes ceremoniales que se aplican en los actos de Estado, de las Comunidades Autónomas y de las Corporaciones y entidades locales.

Por otro lado, en este ámbito, el plan de estudios desarrolla los aspectos, características particulares, eventos y tradiciones más importantes relacionados con el Protocolo Internacional y Diplomático. Por otro lado, en la asignatura Protocolo de Empresa (2º), los alumnos entienden la necesidad de establecer un reglamento interno de protocolo en el sector empresarial que ayude a las instituciones privadas a proyectar su marca y mejorar su reputación corporativa.

Otros conocimientos importantes 

El área de Protocolo se completa con dos asignaturas específicas del sector de las Relaciones Sociales, la marca personal y los eventos del sector de la organización de banquetes y el Cátering. Los alumnos comprenden y adquieren en Relaciones Sociales y Marca Personal (1º) las competencias y conocimientos necesarios relacionados con su proyección personal y profesional, así como la necesaria formación en el ámbito de la nueva etiqueta.

Por otro lado, en Cátering para Eventos (1º) los alumnos, además de aprender los diferentes sistemas de ordenación, organización y gestión de banquetes conocen los tipos de servicio aplicables en el ámbito hotelero.

Para finalizar también todo lo relativo a la Seguridad, Sostenibilidad y Accesibilidad son, finalmente, elementos y contenidos fundamentales que en la asignatura de Herramientas para la gestión de eventos el alumno comprende, entiende y sabe implementar de forma específica y particular en cada caso.

El plan de estudios de un futuro event planner debe ser completado con acciones, actividades, visitas, conferencias, talleres y actividades “outdoor” que completen la formación técnica y teórica de las aulas.

En la Escuela Internacional de Protocolo englobamos estas actividades multidisciplinares dentro del programa MuevEIP que acerca a los estudiantes a esta realidad profesional a la que hacíamos referencia.

MÁSTERS DE PROTOCOLO 

Los programas de Máster, mucho más comprimidos por la duración del mismo, ofrecen sin embargo las mismas competencias que puede ofrecer una titulación universitaria con las diferencias principales del tiempo que emplean en ello y del perfil del alumno que ingresa en el propio máster. En este caso, suelen ser estudiantes que provienen de estudios previos en disciplinas de ciencias sociales afines al protocolo y la organización de eventos, por lo que suelen conocer y dominar las áreas de la comunicación, las relaciones públicas o el marketing, entre otras.

De esta forma, el enfoque de los programas de máster en Protocolo y Organización de Eventos debe ser distinto y debe enfocarse en una profesionalización y especialización del alumno partiendo de una base mucho más avanzada que en el caso de estudiantes recién salidos de Bachillerato.

Hay varios formatos de Máster que pueden adaptarse a las necesidades y tiempos del alumno que, en muchos casos, ya forma parte del mercado laboral y dispone de un horario más limitado:

Máster full time en Protocolo, Organización de Eventos y Comunicación Corporativa (Advanced)

A través del máster full time se busca ofrecer una formación integral en las áreas de organización de eventos, protocolo, marketing, relaciones públicas y comunicación, así como una visión global para la búsqueda de soluciones a los problemas que pueden surgir en la organización de cualquier tipo de evento.

Gracias a este tipo de programas, el alumno podrá conocer y dominar la planificación, la ejecución, el control y la posterior evaluación de la organización de cualquier tipo de acto, enmarcado dentro de un plan estratégico de comunicación y de interpretar correctamente las  normativas y cuestiones protocolarias y saber adaptarlas a las nuevas tendencias y a los cambios sociales.

Además de la formación teórico-práctica en protocolo, eventos y sus disciplinas afines, los alumnos de este tipo de Máster pueden acceder a servicios de desarrollo profesional para aprender a crear un plan dirigido a identificar y potenciar sus capacidades para mejorar las posibilidades de acceso al mercado laboral.

Máster ejecutivo en Protocolo, Organización de Eventos y Comunicación Corporativa (Executive) 

Este tipo de máster está orientado a estudiantes recién graduados, profesionales y ejecutivos que deseen completar su experiencia en el ámbito de la gestión y organización de eventos.

Los alumnos adquieren las herramientas, destrezas y habilidades necesarias para poder afrontar todas las decisiones involucradas en el proceso de organización de un evento, desde su inicio y puesta en marcha, hasta el postevento.

El aprendizaje se centra en conocimientos específicos de creación, diseño y gestión de eventos, así como otras materias transversales como marketing estratégico, comunicación corporativa, protocolo y otras muchas disciplinas afines del ámbito de la comunicación.

Los Máster Executive ofrecen un formato mucho más adaptado a perfiles de alumnos que son profesionales en activo y suelen cursarse en fines de semana alternos durante el curso académico.

Máster Online en Protocolo y Organización de Eventos 

Los Máster en modalidad 100% online responden a una necesidad cada vez mayor de la sociedad que busca formarse, pero no tiene una disponibilidad horaria ni de desplazamiento como para acceder a formaciones presenciales o semi presenciales.

Se trata de programas que se cursan totalmente a distancia a través de las plataformas preparadas para ello como los campus virtuales o Moodle que incorporan las herramientas más actuales para ofrecer una formación de calidad y con la mayor cercanía posible a pesar de ser a través de la pantalla.

Todos los contenidos, evaluaciones y tutorías de estos programas son desarrollados directamente por los cuadros docentes de cada centro y aplican los principios y herramientas de e-learning más novedosas.

Estos Máster permiten a los estudiantes, tanto nacionales como internacionales, cursarlos desde cualquier parte del mundo y compatibilizarlo con sus horarios personales y profesionales.

CURSOS DE ESPECIALIZACIÓN EN PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los cursos de especialización en protocolo, organización de eventos y sus disciplinas afines son una buena forma de acercarse a un sector cuyo crecimiento es cada vez mayor y demandas profesionales mejor cualificados, así como de especializarse en aquellos ámbitos que se dominen menos que otros.

Normalmente ofrecen un amplio abanico de opciones de especialización con otros que abarcan, en pinceladas generales, las nociones básicas de protocolo y organización de eventos.

En el caso de los cursos online, se trata de formaciones totalmente a distancia, a través de plataformas actuales y modernas que permiten la interacción del alumno con los contenidos del curso y con los profesores y que tiene una duración máxima variable entre 4 meses y un año.

Dónde estudiar para ser organizador de eventos

 

DÓNDE ESTUDIAR PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 

Desde hace más de 25 años, la EIP forma a estudiantes que quieren especializarse en protocolo, organización de eventos, relaciones institucionales y todas las disciplinas afines con diferentes niveles y modalidades de programas formativos actualizados siempre para ofrecer las últimas novedades del sector a una sociedad en constante cambio.

Todas nuestras titulaciones son revisadas cada año por nuestros profesores, equipo académico y colaboradores que son, en su gran mayoría, profesionales en activo, para que estén actualizadas con las últimas novedades en tendencias, tecnología, etc.

Además, como Escuela que forma futuros profesionales, pero también organiza sus propios eventos, tenemos la posibilidad de hacer partícipes de todos nuestros proyectos a los miles de alumnos que pasan cada año por nuestras aulas.

Pero sin duda, uno de los hitos de los que más nos podemos enorgullecer, es de los más de 600 convenios de colaboración activos que mantenemos con diferentes instituciones públicas, empresas y agencias que permiten a nuestros alumnos realizar prácticas en ellas y mantener vivo nuestro espíritu y constante empeño de facilitarles la posibilidad de #AprenderHaciendo.

Desde los Cursos de Especialista Online hasta los Máster en Protocolo, Organización de Eventos y Comunicación Corporativa, todas las titulaciones de la EIP te garantizan que aprenderás con los mejores contenidos y de grandes profesionales que aman esta profesión, la profesión más bonita del mundo.

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